Proveedores en el software de gestión (M.Gestión)

l1.- Nuevo Proveedor

Desde Menú Gestión, Maestros, Proveedores, opción R-. Nuevo, procederemos a dar de alta a un nuevo proveedor.

Los campos que están sombreados en azul, son datos obligatorios:

• Referencia: Campo alfanumérico usado para identificar al proveedor.
• Cuenta Contable: Indicaremos la cuenta que utilizaremos en el módulo de contabilidad para registrar las facturas correspondientes a este proveedor.
• Nombre Fiscal: Puede ser distinto al comercial.
• Nombre Comercial.
• NIF: El sistema lleva un control automático de este campo. De forma que al informarlo por el usuario, lo valida y si difiere de su cálculo, se visualiza una pantalla de alerta, que informa de la cadena de NIF que corresponde, dando la opción a aplicar el calculado.
• Forma de Pago: Enlazado con la tabla de mantenimiento “Formas de Pago” y que servirá para calcular la fecha y tipo de documento de los efectos que se generen en facturación. Si al consultar la ficha se borra, por error, la forma de pago en el momento en que aceptemos la ficha saltará un control avisándonos.
• Dirección: Desglosada en vía (calle, avenida, travesía, etc.),  nombre de la calle, número, resto (por ejemplo: polígono industrial), código postal, población (la cogerá directamente del código postal), entorno (campo para ampliar la dirección), provincia y país.

Al finalizar aceptamos la Ficha y se abrirá la ficha general, que esta compuesta de una zona superior. que tiene un conjunto de datos de cabecera, y una zona inferior formada por  pestañas o subformularios de la misma ficha,  donde se encuentra agrupada el resto de la información referente al proveedor.

La ficha de proveedor tiene el siguiente aspecto:

 

Pestaña 1.-Datos Generales

Además de los datos generales obligatorios rellenos en alta, la ficha del proveedor permite parametrizar otros datos:

• Código cliente: Donde podremos indicar el código de cliente que somos para el proveedor.
• Bloqueado: Marcando este check indicaremos que el proveedor está bloqueado y así aparecerá reflejado en la generación de cualquier documento.
• Web: Indicamos dirección de la página web del Proveedor.
• Idioma: Se podrá seleccionar el idioma con el que trabaja el Proveedor.
• Contactos: En esta rejilla podremos introducir tantas personas de contacto como deseemos para este proveedor.

Haciendo doble clic sobre una línea podremos modificar los datos, mientras que para crear un nuevo contacto habrá que hacer doble clic, o pulsar la tecla Insert, en una línea en blanco, como podemos ver en el siguiente formulario:

 

• Direcciones: Es la pantalla donde registraremos tantas direcciones distintas de este proveedor como se desee. Para modificar una dirección ya existente haremos doble clic sobre la línea a modificar, mientras que para crear una nueva dirección haremos doble clic sobre una línea en blanco, apareciendo el siguiente formulario:

Donde indicaremos todos los datos referentes a esa dirección.

• • Dirección: Dirección, C.P. Población, Provincia y País,  pulsando el botón situado  a la izquierda debajo de “Dirección” podremos grabar una dirección nueva.
  • Persona de Contacto: Contacto, Teléfono, Fax y Horario, pulsando el botón situado debajo de “Contacto” podremos dar de alta un Contacto nuevo.
  • Ruta de Reparto: Seleccionaremos la ruta de reparto para esta Dirección y el Número de Orden. Estos campos sólo estarán visibles cuando se tenga marcado el check “Pedidos en Repartos” en Parametrización de Gestión – Ventas).
  • Fiscal y Principal: Indicaremos si la dirección es la de Facturación o la que queremos que aparezca siempre por defecto a la hora de hacer un pedido de compra.

Pestaña 2.-Facturación

Gestión

• Días Servicio: Son los días que tarda el proveedor en servir sus artículos. Nos servirá para llevar la previsión de entradas de mercancía. Este dato será el que se usa para rellenar el campo correspondiente al dar de alta un artículo para este proveedor.
• Importe Min. Portes: Se indicará el importe mínimo a cubrir para que el proveedor no cobre portes. Este campo se utilizará en la realización de pedidos a proveedor avisándonos en caso de que no se cubra dicho importe.
• Importe portes: Se introduce el importe que nos cobra el proveedor en caso de que no se realice el pedido mínimo.
• Importe mínimo pedido: Se indicará el importe mínimo de la compra, para que el proveedor no nos aplique portes. No podremos gravar los pedidos que no llegan al importe neto configurado.
• Facturar con: Permite facturar los albaranes de ese proveedor a nombre de otro (en la opción de Facturar, saldrán los albaranes del proveedor así como los albaranes del proveedor que tiene que se deban facturar con el otro)
• % Incremento coste: Se indicará un porcentaje de coste fijo por artículos cuando queramos que se aplique directamente sobre todos los productos del proveedor en la entrada de mercancía.
• Importe Min. Incr.: Indicaremos el importe mínimo de incremento de coste por artículos cuando queramos que se aplique directamente sobre todos los productos del proveedor en la entrada de mercancía.
• Rappel: Se marcarán según el tipo de Rappel con los que queremos trabajar. Se puede seleccionar entre las siguientes opciones: Propio, Individual y Colectivo.

Contabilidad

• Serie por defecto: Podemos indicar una serie específica para todos los documentos del proveedor.
• Cuenta de compras: Se indicará en este campo una cuenta de compras sólo en el caso de querer asignar las compras de este proveedor a otra cuenta distinta a la definida en la serie de documentos. Si este campo aparece en blanco las compras realizadas a este proveedor irán registradas a la cuenta definida en las series de documentos.
• Tipo de Operación: Enlazado con la tabla de “Tipos de Operación” y servirá para marcar las operaciones del libro de IVA del tipo correspondiente para el cálculo de modelos oficiales de Hacienda.
• Documentos en divisas: Marcando este check indicaremos que la moneda de trabajo para los documentos de proveedor es la divisa indicada en el campo “Divisa”.
• IRPF (Retención) : Marcaremos este check si el proveedor está en régimen de estimación objetiva o por módulos sujeto a retención.
• IVA Peninsular: Marcar si el proveedor canario tiene una delegación en la península. Para más información, consulte la pagina de Aeat.
• Criterio de caja: Marcar si el proveedor tiene el régimen indicado
• No actualizar datos contables: a marcar en caso de ser un CIF compartido con varios clientes y/o proveedores para que no se cambie la ficha del CIF y se quede con los datos actuales predefinidos
• Excluir del 347: Marcar este check si el proveedor esta exento de la presentación del 347.
• CAE: Código que identifica al proveedor como tramitador de Artículos especiales relacionados con la presentación de Silicie.
• C.I.F. dep. fiscal: Documento que identifica el Depósito Fiscal para los productos especiales relacionados con la presentación de Silicie.
• Nombre dep. fiscal: Nombre identificativo del Depósito Fiscal para los productos especiales relacionados con la presentación de Silicie.

Tesorería

• Recargo: Campo informativo referente a esta información dentro de la forma de pago seleccionada.
• Dto. P.P.: Por defecto se informará con el configurado en la forma de pago pero puede ser modificado manualmente. Este valor será el que se tendrá en cuenta en los documentos de compra.
• Días de pago: Podremos configurar hasta 3 días de pago fijos, por ejemplo, 1, 15 y 30 de cada mes.
• Cálculo de Vtos: Seleccionaremos de la lista el método de cálculo de los vencimientos si hemos indicado días de pago.
• Cartera: Nos permite asignar una cartera a la que se asociarán los vencimientos generados para este proveedor.
• C.C.C.: Introducción de los datos bancarios del proveedor, transfiriéndose automáticamente está información a los vencimientos de pago asociados a las facturas del proveedor (hasta 20 dígitos)
• DCM: Al marcar este check nos permite el calculo manual del Dígito de control (esto permite la introducción de más dígitos para las cuentas bancarias extranjeras). Admite hasta 20 dígitos pero impide el calculo automático del IBAN.
• IBAN: International Bank Account Number (4 caracteres, alfanumérico)
• BIC: Bank Identfier Code (11 caracteres, alfanumérico). Se asocia automáticamente al introducir el código correspondiente al Banco.

Pestaña 3.- Parámetros

• Valorar Pedidos: Los pedidos nos aparecerán impresos con precios.
• Anular Restos: Al recepcionar la mercancía la aplicación, anulará, automáticamente, lo que no hemos recibido. Al marcar el check, se habilita el check de solicitud de confirmación de anulación, que no preguntará si queremos eliminarlos o no.
• Duplicidad en Su Nº Alb: Permite duplicar el mismo Nº de albarán del proveedor en documentos distintos, ya que este dato es único.
• Varios: Marcando este check se posibilita que, desde la opción I.-Consulta de líneas de pedido de venta, el campo Proveedor aparece marcado den color ámbar y se pueda identificar fácilmente para reasignarle otro proveedor antes de generar el pedido de compra.

• Interno: Marcaremos este check si se trata de un proveedor interno para las compras entre empresas.
• Fabricación: Marcaremos este check si el proveedor se utiliza en el proceso de Fabricación o montaje de los artículos compuestos.
• Servicio directo: Marcando este check, al pasar el pedido de venta directamente a proveedor, se servirá el Pedido completo y traspasará la Dirección del Cliente.
• Comisionista: Con este check, se generará el Pedido de Compra con el Precio de Venta.
• Imp. Etiquetas en Recepción: posibilita al usuario la impresión de las etiquetas en el momento de la recepción. Al marcar el check, se habilita el botón  donde podemos seleccionar el tipo de etiqueta que se va a imprimir.

• Gastos Importación: Para aquellos casos en los que las compras al proveedor vienen definidas como importaciones, dispondremos de esta pestaña, donde podremos definir aquellos conceptos de líneas que se utilizarán en la facturación del transitario.

En el campo Agencia indicaremos el proveedor que nos va a facturar los gastos derivados de dichos conceptos. Previamente habremos definido los artículos a facturar y los asignaremos a la agencia de importación. El botón Copiar Gastos traspasará a esta rejilla todos los conceptos asignados al importador como artículos a facturar.

Dentro de la rejilla podremos modificar cada uno de los conceptos haciendo doble clic, mostrándose el siguiente formulario.

• Concepto: Enlazado con la tabla de artículos. Asignaremos los artículos que se van a utilizar en la facturación.
• Nombre: Descripción del artículo seleccionado.
• Cuenta: Cuenta contable asociada al artículo, en la que queremos contabilizar este concepto de gasto.
• Incrementa Coste: Sirve para que, el importe indicado en la facturación de este concepto, se acumule en el campo correspondiente al incremento de coste de los artículos.
• Imputar IVA: Al macar este check, el importe indicado en la facturación de este concepto, se tenga en cuenta a la hora de realizar los registros IVA de la factura del proveedor de importación.
• Suplidos: Se marcará este check, el importe indicado en la facturación de este concepto, no se tenga en cuenta a la hora de realizar los registros de IVA de la factura de la Agencia transitaria.

Pestaña 4.- Tarifa

Condiciones Generales: En este concepto podremos registrar las condiciones de compra pactadas con el proveedor.

• Descuento Comercial: Se introduce el descuento general comercial que este proveedor realiza sobre todas las compras. Es el que viene en la cabecera de los documentos y que se aplica sobre el total del documento.
• Importe mínimo rappel: Cantidad mínima a la que se debe llegar para poder optar al rappel con ese proveedor.
• % Rappel: A título informativo se introduce el importe en concepto de rappel que el proveedor realiza sobre el importe total de facturación y que nos ayudará posteriormente a calcularlo.
• Promoción por publicidad: Importe que se compromete el proveedor a aportar en publicidad sobre el total consumido.

Precio mínimo de venta: En este concepto, definiremos los porcentajes a tener en cuanta para el cálculo del Precio mínimo de Venta de los artículos pertenecientes a este proveedor.

Condiciones Especiales: En este concepto podremos gestionar Excepciones de tarifa y precios especiales de compra

• Descuentos: Indicaremos los descuentos generales a aplicar por defecto para cualquier artículo de este proveedor. Mientras que en la rejilla inferior podremos indicar excepciones por familia, es decir, aplicar distintos descuentos dependiendo de la familia del artículo a comprar.
• Excepciones por Familia: Para introducir los datos, bastará con hacer doble clic en una línea en blanco de la rejilla, con lo que aparecerá el siguiente formulario:

Habrá que indicar la familia sobre la que se aplicarán estas condiciones y los descuentos a aplicar. A la hora de realizar un alta de un nuevo artículo, tomará los descuentos en función de las excepciones por familia que se tengan definidas y, si no existe definición, lo tomará de la definición general.

• Precios especiales: Si se tiene parametrizada la aplicación para trabajar con precios especiales a nivel de proveedor, aparecerá una pestaña en la ficha del proveedor donde se pueden definir precios o descuentos especiales para los artículos nos sirva.

El funcionamiento es similar a los precios especiales que hay en la ficha de los clientes o en los Grupos.

• Proveedor: Este campo se informará automáticamente con la referencia y nombre del proveedor.
• Artículo: Se trata de un campo desplegable, que nos permite Localizar Artículo (F5) a través del localizador de artículos, Modificar Artículo (F6) para acceder a la información de la ficha del artículo y Nuevo Artículo (F7) en el caso de dar de alta un nuevo artículo.
• Fecha Inicio / Fecha Fin: Para dar de alta un precio especial, es necesario establecer un rango de fechas entre las que tendrá validez el precio especial para el proveedor. Pulsando sobre el desplegable, se visualiza un calendario para agilizar la selección de fechas.
• Condiciones: Configuraremos las condiciones a las que estará sujeto esté precio especial.

• • Precio en tarifa: Este campo se informará automáticamente con el precio de compra neto para este artículo en este proveedor.
  • Precio especial: Para indicar que la excepción corresponde a un precio especial y su correspondiente precio.
  • Descuento Especial: Para indicar que la excepción corresponde a un descuento especial y su correspondiente descuento.
  • %Descuento: Asignaremos los Porcentajes de descuento espoecial que se aplicarán en la compra del producto para este proveedor. Sólo permite asignar dos descuentos como máximo.
  • Escalados: También podemos asignar precios especiales o descuentos en función en función de las unidades compradas.
  • Notas: Notas informativas sobre los precios especiales definidos.
• Eliminar precios especiales: Este botón permite eliminar, por selección, los precios especiales asignados en la rejilla. Pide contraseña de Confirmación.

Lista Completa de Artículos – Proveedor

En esta pestaña aparecerán todos los artículos relacionados con este proveedor, así como las condiciones de compra definidas en la ficha artículo – proveedor. Si el proveedor tuviera marcado el check “Documentos en divisas” el precio que se mostrará será en divisas.
En rojo aparecerán aquellos artículos que estén descatalogados.

• Botón Cambio Dtos.: Aplicará los descuentos que tengamos definidos a los artículos, siempre que éstos no estén configurados a precio neto. Al igual que en la pestaña anterior solicitará el tipo del cambio a realizar:

• Sólo condiciones de familia: Aplicará los descuentos, sobre los artículos de este proveedor, sólo las Excepciones por Familia, definidas en la rejilla.
• Condiciones de Familias y Dtos. Cabecera: Además de aplicar los cambios como en el caso anterior, aplicará los cinco descuentos generales sobre el resto de artículos.

• Botón Recálculo Precios: Aumentará o disminuirá porcentualmente los precios de compra de los artículos de este proveedor siempre y cuando no tenga establecido un precio especial.

Desde esta rejilla, se pueden dar de alta nuevos artículos. Para asignar un artículo desde aquí, sobre una línea de la rejilla, con el botón derecho de ratón, seleccionaremos «Formulario de Alta». Inmediatamente, se abrirá la venta Artículo proveedor para asignar la información sobre un artículo ya existente o crear uno nuevo.

 

• Referencia: Donde seleccionaremos la referencia del artículo a crear dentro del proveedor y que estará enlazado con la tabla de artículos.
• Referencia Artículo-Proveedor: Podremos registrar la referencia del catálogo del proveedor para este artículo. Esta referencia no es obligatoria, pero ayuda a lo largo del proceso de compra ya que aparecerá en los documentos de compra. Además, sirve para cruzar información a la hora de realizar cambios en la ficha de los artículos a través de la opción «Importación tarifa proveedor«.
• Descripción Artículo-Proveedor: Al igual que la referencia de proveedor.
• Plazo entrega Días: Por defecto se iniciará con el valor registrado en la ficha de proveedor aunque puede ser modificado por cada artículo.
• Cantidad mínima para Pedido: Cantidad mínima que nos exige el proveedor para hacer pedidos de esta referencia.
• Artículo a Precio Neto: Nos indicará si el artículo es a Precio Neto, para no tener en cuenta los descuentos.
• Precio Tarifa y Dtos.: El precio y los descuentos que va a tener esta referencia servida para este proveedor.
• Escalados: Pulsando este botón nos mostrara los ocho escalados de compra con los que podemos trabajar en función de las unidades. podemos establecer precios o descuentos.

 

Pestaña 5.- Observaciones

En esta pantalla tendremos una rejilla donde podremos hacer tantas anotaciones como consideremos para este proveedor.

Avisos

• Notas de Recepción: Notas que aparecerán en la recepción de mercancía.
• Notas de Aviso: Notas que aparecerán en pantalla al introducir la referencia del proveedor en cualquier documento de compra, si se tiene marcado el check Comprobar Observaciones.

Para dar de alta una anotación haremos doble clic sobre la rejilla, donde aparecerá un formulario para su introducción:

 

Pestaña 6.- Comercial

Algunos datos de información general tales como:

• Clasificación ABC: Estos campos clasifican al proveedor en A, B o C en función de las variables compras. Para que estos campos se informen automáticamente, es necesario lanzar el proceso Clasificación ABC.
• Fecha de alta: Fecha en la que se dió de alta el proveedor en la aplicación
• Creado por: Nombre del operador que está dando de alta la nueva ficha de proveedor.
• Fecha de última compra: Nos informa de la última fecha en la que se compró a este proveedor.
• Código: Es el número del Código interno del proveedor.
• Código EDI: Es el código con el que nos relacionaremos con el proveedor para la facturación vía EDI
• Gráfico: Aparecerán distintas gráficas (haciendo doble clic sobre la misma iremos cambiando de una presentación a otra) que explican la comparativa de la compras a este Proveedor del año en curso y el anterior.
• Rejilla Comparativa: La zona inferior la aplicación nos muestra una Comparativa de las Compras a este Proveedor del año en curso y el anterior.

Pestaña 7.- Documentos

Pulsando sobre esta pestaña, se mostrará toda la información histórica referente a los documentos relacionados con este proveedor, así como los artículos consumidos y los depósitos generados. Haciendo doble click en el registro, abriremos el documento correspondiente.

Botones Adicionales

Dentro de la pantalla de proveedor disponemos de las siguientes funciones:

En la parte inferior de la ficha, tenemos los botones de Calidad y Productividad que podremos acceder siempre y cuando se tenga contratados los módulos.

Utilidades

• • Duplicar: Este botón creará una ficha idéntica la actual con opción a cambiar aquellos datos que fueran distintos al original. También generar Ficheros o los Rappels (si se tiene activado en configuración).
  • Rappel: Dependiendo de la configuración en la pestaña 2.- Facturación de la ficha del proveedor, introduciremos la definición de los baremos para el cálculo de los Rappels de los proveedores.

 

Históricos

Tenemos acceso a la consulta de diferentes documentos, con el filtrado previo del proveedor. Como dato destacable: desde la opción Pagos pendientes, tendremos acceso a la consultas de «Pagos pendientes» del módulo de Tesorería.

 

Desde esa opción, podremos gestionar los cobros del proveedor y otras operaciones directamente, sin tener que ir al módulo de Tesorería.

 

Informes

Podremos ver los informes del Proveedor:

• • Ficha Proveedor: Generará la impresión de una ficha del proveedor con la información más relevante.

 

• • Clasificación ABC: Podremos consultar el ABC de los artículos consumidos al proveedor.
  • Comparativa entre periodos: Podremos hacer una comparativa entre periodos para el proveedor.
  • Etiqueta Gestión Documental: Si tenemos contratado el módulo de Productividad, podemos imprimir la etiqueta correspondiente con el proveedor.

También tenemos los botones de Calidad y Productividad (si tenemos contratado los módulos)

Calidad

En esta opción encontraremos un Histórico de todas las incidencias que hemos tenido con este Proveedor, pudiendo consultar cualquiera de ellas haciendo doble clic sobre la misma. Para dar de de alta una nueva, nos aparecerá el siguiente formulario:

 

Esta utilidad sólo estará habilitada si tenemos contratado el Módulo de Calidad.

• • Descripción: Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Descripción F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / No Conformidades / Nueva o dar de alta a una nueva descripción. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
  • Causas: Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Causa F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / Mantenimiento / Causas o dar de alta a una nueva causa. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
  • Correcciones (CA): Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Corrección F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / Mantenimiento / Correcciones o dar de alta a una nueva corrección. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
  • Resuelta: Se marcará este check, en caso de que la incidencia haya sido resuelta. Sirve principalmente para llevar un control de las incidencias.
  • Fecha Resolución: En caso de marcar el check anterior, se habilitará este campo y se informará por defecto con la fecha de resolución a día de hoy, aunque puede modificarse.

Productividad

En esta pantalla podremos adjuntar todos los archivos relacionados con este proveedor, como puedan ser las tarifas, los acuerdos, etc. sea cual sea el formato. Para introducir un nuevo documento seleccionamos Adjuntos, con lo que se muestra el siguiente formulario:

En este formulario marcaremos la opción “Adjuntar” y desde el botón Examinar seleccionaremos el archivo a incluir, una vez seleccionado pulsaremos el botón Aceptar, con lo que el documento quedará listo para su consulta.
Deberemos aceptar el formulario de documento para dejarlo memorizado para posteriores consultas.

2.- Consulta de Proveedores

Desde Menú Gestión, Maestros, Proveedores, opción  S.- Consulta , podremos realizar una consulta de proveedores o búsqueda general .

Desde el formulario, podremos filtrar nuestra búsqueda según los siguientes criterios, “Desde – Hasta”:

• Proveedores: códigos proveedores
• Forma de pago
• Fecha de alta

Una vez seleccionados los criterios de búsqueda obtendremos una rejilla similar a la siguiente:

Nos encontramos los siguientes botones:

•  Registro: Desde aquí, podemos dar de alta, modificar y eliminar registros de la lista:

• Utilidades: Donde disponemos de diferentes actividades a realizar con los datos del proveedor:

• • Exportar a Excel: Podremos exportar la información de la rejilla a una hoja de Excel, pudiendo seleccionar los campos a exportar.

• • Importar precios especiales: Desde esta opción, podemos importar los precios especiales de los artículos desde un fichero csv.
• Informes: Podremos obtener los siguientes informes entre otros:

• Ficha del Proveedor.
• Informe General.
• Listín Telefónico.
• Proveedor por Artículo.
• Datos Postales.
• Datos Comerciales
• Análisis de artículos por proveedor (con stock).
• ABC de Artículos.
• Comparativa de periodos.

3.- Localización de Proveedor

Desde Menú Gestión, Maestros, Proveedores, opción T.- Localización,  podremos localizar un proveedor específico.

Para acceder a un proveedor, podremos usar diferentes localizadores:

• Nombre Comercial, alfabético (min. 3 letras): grupos de tres letras que contengan el nombre, da igual el orden.
• Referencia: Por la Referencia del cliente.
• Nombre Comercial: Por el Nombre Comercial del Cliente.
• Nombre Fiscal: Por el Nombre Fiscal del Cliente.
• Nif: por el Nif del cliente.
• Teléfono
• Cuenta contable
• Palabras Nombre: Busca por cualquier palabra completa siempre que el nombre la contenga.