Con la aplicación Axos Visual, el usuario puede controlar el riesgo de un cliente y tomar las decisiones comerciales en función de su situación, de servir mercancía o bloquear pedidos nuevos hasta que se paguen las facturas pendientes.
1.- Configuración del Control de Riesgos
El primer paso para controlar el riesgo de un cliente es configurar y definir el tipo de riesgo.
Para ello, dentro de la ficha de gestión de cliente (5.Maestros, Clientes – opciones N, O, P), existe en la pestaña 3.Parametros, un apartado Riesgos y solvencia:
1.1.- Tipos de Riesgos
Existen 2 tipos de riesgos:
- Riesgo de Pedidos: Es el total de la mercancía en pedidos. Suma los importes de los pedidos pendientes de servir y de los pedidos nuevos
- Riego Cobros: Es el total de la mercancía del cliente. Suma los importes del Riesgo Pedidos, facturas vencidas, facturas no vencidas y albaranes sin facturar.
1.2.- Criterios de riesgos
Los riesgos se calculan a nivel de líneas de documentos.
Es importante destacar que el control del riesgo de cada cliente se puede llevar por varios criterios:
- Por Importes. Contemplándose el valor de toda la mercancía entregada o pedida por el cliente. Es decir, este importe considerará la mercancía facturada, vencida, sin vencer, albaranada o que se esté pidiendo en ese momento. (En el caso de controlar el riesgo por importes, se contempla la posibilidad de que el importe de riesgo no se descuente en el momento de liquidar los vencimientos pendientes sino que se puede configurar un número de días determinado a partir del momento del cobro para poder así asegurar el periodo en el que el cliente puede devolver el recibo.)
- Por número de recibos vencidos. Estableciéndose un número máximo de efectos ya vencidos.
- Por días desde el vencimiento. Controlando un número máximo de días en los que el cliente se está retrasando en el pago del primer recibo vencido.
1.3.- Tipo de control
A cada cliente podremos asignarle un riesgo específico y configurar que la aplicación avise al superarlo mediante un mensaje. Siendo el usuario el que decidirá si cursar el documento o bloquearlo, o bien o se avise y bloquee automáticamente.
- No controlar: no se va a controlar el riesgo de cliente.
- Solo Avisa: al marcar este check el usuario deberá introducir el importe máximo autorizado del riesgo. Este tipo de control significa que al dar de alta una línea de un documento de venta. La aplicación avisara mediante un mensaje del importe actual acumulado en el cliente, pero dejara dar de alta la línea aunque se haya superado el importe del riesgo.
- Avisa y Bloquea: al marcar este check el usuario deberá introducir los importes máximos autorizados del riesgo: por la aseguradora y por la empresa, siendo el riesgo real del cliente el mayor de estos 2 importes. Con este control, al dar de alta una línea de un documento de venta. La aplicación avisara mediante un mensaje del importe actual acumulado en el cliente. Si este ha superado el importe indicado en la ficha del cliente, la aplicación no dejara dar de alta la nueva línea.
Como lo pueden ver en la captura de pantalla anterior, desde la ficha del cliente, el usuario siempre podrá conocer el estado actual de los importes de los pedidos, facturas y cobros pendientes:
- A partir de la versión 9.23, se puede configurar un aviso mediante envío de correo electrónico cuando se hace un cambio de configuración de riesgo cliente. Para ello marcaremos el check «Aviso por cambio de riesgos» en la pestaña Parámetros del usuario.
Si un cliente ha superado su riesgo y si la aplicación no acepta que se le asigne ningún nuevo pedido, el usuario tiene 2 opciones:
- Parar el proceso de venta hasta que se solucione su situación
- Que un administrador / responsable le desbloquee el pedido.
- Desde TPV se controla que un pedido que haya sido bloqueado por superar el riesgo en cobros, se pueda recuperar desde TPV siempre y cuando haya sido desbloqueado previamente por un usuario administrador.
Otros datos informativos:
- Pendiente: importes pendientes hasta llegar al importe concedido de riesgo. Existen 3 tipos: Servir, facturar, cobrar, e importe vencido
- Nº de facturas: cantidad de facturas pendientes de cobro
Otros datos disponibles desde la pestaña:
- Asegurado/Autorizado: si el cliente tiene una póliza de riesgo con una asegurada
- Crédito a cuenta: Si se quiere depositar un saldo a cuenta en la ficha del que luego podremos ir descontando introduciendo albaranes.
- Importe min. pedidos: si no queremos servir mercancía al cliente si el pedido no supere un importe configurable.
2.- Desbloqueo de Riesgos
En el caso del riesgo en cobros, existe un parámetro de configuración que retendrá de forma automática aquellos pedidos que se piquen cuando el cliente haya superado el riesgo. Siendo necesaria la supervisión de un responsable para su liberación mediante contraseña y una vez liberados se podrán convertir en albaranes sin evaluar el resto de controles.
Este desbloqueo de riesgo se configura en el Menú de Parametrización , 1.Config. Básicas, A.Parametrizacion general, A. Gestión/Pestaña Ventas/Apartado Pedidos: “Retener pedidos en Riesgos de Cobros Excedidos»
Si un cliente supera este riesgo, a la hora de cursar un pedido, la aplicación avisará del bloqueo con el siguiente mensaje:
Para desbloquearlo, un Administrador deberá pulsar el la L en la cabecera del pedido (LIBERAR) e introducir la clave necesaria:
Esta clave se configura en Parametrización, Consulta de Usuarios, Pestaña Parámetros.
Un usuario no debe tener unos privilegios específicos para desbloquear pedidos en riesgo. Solo necesita tener la clave configurada en su ficha (la misma que el usuario Administrador)
Una vez un pedido haya sido liberado, no será bloqueado en las siguientes fases del proceso de venta (albarán y factura).
Adelantar que todos estos procesos son controlables en todo el ciclo de ventas, incluyéndose TPV siempre que el cliente no realice compras pagando al contado.
