En Axos, se ha desarrollado la posibilidad de incluir la gestión de cobros pendientes en las expediciones.
Esta gestión significa que se puede incluir en las Expediciones cobros vencidos (de facturas emitidas). Este permitirá a los repartidores o agencias entregar los vencimientos (formato recibo) a los clientes de la ruta.
Existen 2 maneras para gestionar los cobros en repartos:
- Manual: la persona de administración desde la consulta de cobros pendientes añadirá un vencimiento en el reparto. Será entonces el almacén que asignará a este vencimiento un repartidor
- Automática: asociando a un cliente un cobrador del cual dependerá un repartidor fijo
1.- Configuración de Cobros en Repartos
Para poder trabajar con esta utilidad, tendremos que revisar la siguiente configuración
- Crear un vendedor por ejemplo «Cobrador» que usaremos como «Cobrador» (Parametrización Tesorería)
- En el cliente asociarle en su ficha este Cobrador (Gestión, Ficha cliente, pestaña Facturación – Tesorería)
Será obligatorio rellenar este campo si se desea gestionar los cobros en repartos de forma automática para que se vayan cobrando por repartidores.
Si se deja en blanco, el personal administrativo podrá solicitar que se añada unos vencimientos a los repartos pero sin especificar a que repartidor.
2.- Operativa
2.1.- Gestión automática
Una vez realizada la configuración indicada, a la hora de emitir las facturas y generar los vencimientos correspondientes, la aplicación asociará estos vencimientos a la ruta del cliente y a su cobrador/repartidor
Cuando haya llegado a fecha un vencimiento, en la generación de expediciones, este saldrá en la lista junto a los albaranes pendientes de repartir y se podrán incluir en los repartos. En el reparto la línea vendrá con el tipo V.
Desde este formulario, podremos imprimir el recibo para entregarlo al repartidor. Para ello pulsaremos el botón IMPRIMIR y seleccionaremos la opción Recibo.
En el reparto, se podrá cobrar el recibo, igual que en Tesorería (pestaña Cobros del reparto – botón Cobrar).
Desde esta pestaña, también podremos recibir el recibo. Para ello pulsaremos el botón Recibir del Repartidor
A continuación conforme con la codificación de colores de los vencimientos visible en la imagen anterior, cambiará el color del documento en función de su estado (en reparto, cobrado o devuelto)
2.2.- Gestión manual
Un empleado del Dpto Administrativo podrá incluir en los repartos vencimientos pendientes, a un Repartidor Generico. Será el almacén quien asignará a un repartidor especifico este cobro.
Para ello, irá a Tesorería, 1.B. Cobros pendientes.
En la consulta, podrá seleccionar uno o varios vencimientos y GESTIONAR COBRADOR (desde el botón Operaciones).
Tendrá que configurar el reparto en función de los siguientes parámetros:
Desde esta utilidad, podrá añadir el vencimiento al reparto (Entregar al Cobrador), devolver el vencimiento (Recibir del Cobrador) y Cambiar el cobrador ( Vendedor o otro a localizar en la base de datos).
Para que el vencimiento se añada a los repartos, tendrá que seleccionar como Cobrador, el Cobrador Genérico configurado en Parametrización. Gracias a ello, si se genera una nueva expedición, se podrá visualizar este vencimiento.
Cuando un vencimiento entregado al cobrador se cobra parcialmente y se liquida, sigue quedando como entregado a ese cobrador para que se encargue de cobrar el resto pendiente.
El resto de las utilidades son las mismas que para la gestión automática de cobros en repartos (Ver punto 2.1.)
