Presupuestos de clientes en el software de Gestión (M. Gestión)

1.- Nuevo Presupuesto

Desde Menu Gestión, Ventas, opción A.- Nuevo presupuesto, procedemos a la creación de un presupuesto a cliente.
Al ejecutar esta opción aparecerá un formulario para indicar el tipo de presupuesto a crear, entre:

 

• Normal: En este tipo de presupuesto los precios de los artículos vendrán dados por las condiciones establecidas en la ficha del cliente referente a la tarifa, excepciones por familia, precios especiales y precios de oferta.
• A precio de compra: En este tipo de presupuesto el sistema informará del coste del artículo y posibilitará indicar un margen para el cálculo del precio a ofertar. Dependiendo de cómo esté configurada la aplicación (parámetro “Presupuestos con margen comercial”). Podremos indicar un margen financiero o un margen comercial.
• Por consumo: En este tipo de presupuesto el sistema mostrará una rejilla donde están los consumos del cliente que se seleccione. Se podrá marcar los artículos y pasarlos al nuevo presupuesto.

Una vez indicado el tipo del presupuesto aparecerá en pantalla un formulario como el siguiente:

En la zona superior del formulario aparecerán los datos generales del presupuesto, como son:

• Serie: Enlazada con la tabla de mantenimiento Series de Documentos. Aparecerá inicializada con la serie asignada al usuario que genera el documento.
• Número: Se asigna automáticamente por la aplicación al Aceptar el presupuesto.
• Fecha de presupuesto: Se asigna automáticamente la fecha en la que se genera el presupuesto, pero puede modificase por el usuario.
• Fecha Inicio Oferta y Fecha Fin Oferta: Indican el período de validez del presupuesto. Por defecto la Fecha Inicio vendrá definida por la fecha de alta del presupuesto y, la Fecha Fin, se calculará automáticamente con el resultado de sumar a la Fecha Inicio más el número de días fijado en el parámetro de gestión Días de Validez del Presupuesto. Ambos campos podrán ser modificados por el usuario.

• Vendedor: Por defecto arrastra los datos del asignado en la ficha del cliente, pero podrá ser modificado por el usuario. Si la dirección de envío tiene asociado un vendedor, prevalecerá sobre el general.
• Nombre: Será el campo donde indicaremos el código del cliente al que realizar el presupuesto. Si desconocemos el código, disponemos de un localizador (F5), para poder buscarlo. En el caso de querer consultar algún dato de la ficha del cliente,  podemos hacerlo a través de la opción Modificar Cliente (F6). Si el cliente es nuevo, podemos darlo de alta con la opción Nuevo Cliente (F7).

NB: Si el cliente tiene marcado en su ficha de Gestión el check «Comprobar solvencia» se abrirá el formulario correspondiente:

Aunque podemos consultarlo también de forma manual pulsando el botón «Nombre», que hay a la izquierda del código.

 

• Dir. Envío: Por defecto se asigna la dirección de envío que está seleccionada como principal en la ficha del cliente. Se podrá asignar otra que esté ya creada en la ficha del cliente o incluso crear una dirección de envío nueva para el cliente,  con las opciones del botón Localizador: Localizar (F5), Modificar (F6) y Alta (F7).
• Centro: Nombre del centro asociado a la Dirección de Envío
• Forma de pago: Por defecto la forma de pago asignada en la ficha del cliente.
• Grupo Cliente: Grupo de clientes al que se encuentra asociado, para tener en cuenta precios o descuentos especiales.
• Facturación: Tipo de facturación, asignada en la ficha del cliente.
• Contacto: Indicará, por defecto, la persona de contacto principal. Se podrá asignar otro que esté ya creado en la ficha del cliente o incluso crear una nueva persona de contacto para el cliente, con las opciones del botón Localizador: Localizar (F5), Modificar (F6) y Alta (F7).
• Teléfono: Por defecto se arrastrará el del contacto indicado en el campo anterior.
• Dirección correo electrónico: Arrastra la dirección de correo asociada al contacto.

Pestaña General:

• Almacén: Al que asignamos el presupuesto. Por defecto vendrá inicializado con el almacén asignado al usuario que crea el presupuesto.
• Repartidor/Agencia: Aparecerá el repartidor asignado a la dirección de envío indicada en el documento, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Ruta de reparto: Mostrará la ruta asociada a dirección de envío del cliente.
• Bultos: Indicaremos el número de bultos de los que se compone el presupuesto. Será utilizado posteriormente para imprimir tantas etiquetas distintas como unidades se indiquen en este campo.
• Peso: Será un cálculo del computo de los pesos de los artículos (previamente definidos en su ficha). Modificable manualmente.
• Volumen: Será un cálculo del computo del volumen de todos los artículos (previamente definido en su ficha). Modificable manualmente.
• Notas: Campo texto donde indicar cualquier anotación referente al pedido, donde se podrán distinguir entre las notas públicas (de entrega) a imprimir el en albarán y las notas privadas (Motivo rechazo) a imprimir en el pedido.

Pestaña Parámetros:

• Pasar a Cesta: Marcaremos este check si queremos permitir que cuando un cliente acepte un presupuesto desde la Web las líneas de éste pasen directamente a la Cesta de la compra. Dto. Comercial: Descuento que se aplicará al total del documento y que por defecto vendrá inicializado con el descuento comercial asignado en la ficha del cliente
• PVP: Marcaremos este check si queremos que los totales por línea se calculen con IVA incluido. Si el cliente dispone de una tarifa PVP, este check se marcará por defecto.

Si se dispone del módulo CRM y mediante una parametrización previa, se pueden visualizar los siguientes campos:

• Oportunidad: Registro de la oportunidad asociada al presupuesto. Se puede asociar una existente, modificar la ficha o dar de alta una nueva oportunidad desde as opciones del botón Localizador: Localizar (F5), Modificar (F6) y Alta (F7).
• Gama: Asociaremos una Gama de productos.
• Seguimiento: Al marcan este check, se puede generar actividades de seguimiento en los listados de trabajo de los operadores, que el usuario tenga asociado.

Pestaña Auditorías

 

    A continuación de los datos definidos en la cabecera del presupuesto aparece una rejilla donde indicaremos las referencias de los artículos a incluir en el presupuesto. Para ello deberemos hacer doble clic en dicha rejilla y se mostrará el siguiente formulario:

• Artículo: En este campo indicaremos la referencia del mismo, en la parte izquierda del campo referencia dispondremos de las herramientas habituales de localización, modificación y creación de artículos. Podremos introducir cualquiera de las distintas referencias existentes en los artículos, estas son Referencia del Artículo, el Código de Barras Código Anterior, Referencia del Fabricante y Referencia del Proveedor.
• Cantidad: Una vez indicada la referencia del artículo y pulsar la tecla Intro o tabulador. El cursos se desplazará al campo cantidad, que por defecto vendrá inicializada con la unidad de venta establecida en la ficha del artículo. En este punto podremos indicar la cantidad solicitada por el cliente.

Al pulsar nuevamente la tecla Intro o Tabulador el cursor se desplazará al botón Aceptar para proceder a grabar la línea del presupuesto pulsando de nuevo la tecla Intro.

Antes de Aceptar la línea del presupuesto dispondremos de la posibilidad de modificar tanto el precio como los descuentos a aplicar sobre la línea, en cuyo caso la aplicación nos avisará de lo sucedido para evitar errores y en caso de aceptar el cambio quedará registrado en color rojo para una posterior revisión.

Además de ello, podremos adjuntar documentos a la línea desde el botón Productividad – Adjuntos

 

Y también podremos indicarle un estado si nos vamos a la pestaña 2.-Comercial – Situación – Estado. (SI luego sacas todas los presupuestos por líneas, podrás filtrar por el estado que quieras.)

A parte de los datos vistos hasta ahora existen unos campos informativos y funcionalidades que se detallan a continuación:

• Almacén: Por defecto el establecido en la cabecera del presupuesto.
• Formato: Indicará del formato indicado en la ficha del artículo.
• Stock: Información del stock real en el almacén indicado.
• Disponible: Información del stock disponible en el almacén indicado, es decir el stock real menos lo reservado en pedidos de clientes.
• Futuro: Stock resultante de sumar al stock disponible las unidades pendientes de recibir de pedidos de proveedor.
• Importe Neto Línea: Será el importe total de la línea resultado de multiplicar la cantidad por el resultante de aplicar los descuentos al precio indicado.
• Coste Sistema: Coste correspondiente al artículo seleccionado según el método de valoración indicado en el correspondiente parámetro de gestión.
• Coste Manual: Campo para indicar un coste neto distinto al correspondiente por el cálculo del sistema.
• Botón C: Al pulsar este botón, se presentará la pestaña Proveedores de la ficha del articulo desde el alta de línea.
• Último Documento: En caso de haber vendido anteriormente esta misma referencia en esta zona aparecerán las condiciones en las que se realizó esta venta, como la cantidad, el precio, los descuentos el albarán y la fecha.

En la parte inferior hay tres botones: Utilidades, Resumen y Relaciones.

• Botón «Utilidades»:
  • Últimas compras: Nos presentará una rejilla con el resumen del último movimiento de cada uno de los artículos vendidos a este cliente. Desde esta rejilla se posibilita el seleccionar cualquier referencia para incluirla en la línea de presupuesto haciendo doble clic sobre ella. En la ultima columna de la pantalla T-Precio (Tabla de Precios) podremos tener información adicional sobre el precio aplicado:

• Botón “Resumen”: Este botón nos mostrará una pantalla con la siguiente información del artículo para el cliente seleccionado:

 

• • Almacén: En esta rejilla tendremos los almacenes en los que está dado de alta el artículo, así como el stock y el valor. Haciendo doble clic sobre una línea podremos consultar la ficha de stock.
  • Compatibilidades: Mostrará aquellas referencias indicadas en su ficha como productos con los que es compatible.
  • Fotografías: Mostrará tanto la Fotografía como la Descripción y Comentario del artículo.
  • Tarifas: Se mostrarán todas las tarifas en las que esté dado de alta el artículo, destacándose en verde la tarifa del cliente que realiza el pedido.
  • Pedidos a Proveedor: Se mostrarán aquellos pedidos pendientes de recibir.
  • Entradas: Muestra los movimientos de entrada del artículo.
  • Salidas: Muestra los movimientos de salida del artículo.
  • Previsiones futuras: En esta rejilla se mostrarán las entradas y salidas esperadas de los artículos con sus respectivas fechas de entrada/salida para saber su stock futuro.

• Botón “Relaciones”:
  • Equivalencias: Este botón nos mostrará aquellas referencias de artículos que están indicadas como equivalentes dentro de su ficha.
  • Recuperar y ver escandallo: Si el artículo es compuesto se mostrarán todos los artículos que lo componen.

• Campo “Notas”: Donde podremos indicar cualquier aclaración referente a esta línea hasta un máximo de 255 caracteres. (2 apartados: Notas públicas y motivo rechazo)
• Botón “Calidad”: Para que esté visible tendremos que tener contratado el Módulo de Calidad. Al generar una Incidencia en la línea de Presupuesto se guarda en el Artículo y en el cliente.

Modificación de una línea:

Para proceder a modificar una línea existente del presupuesto haremos doble clic sobre la línea a modificar, con lo que aparecerá un formulario de modificación de líneas semejante al definido en el alta y con posibilidad de cambiar cualquiera de los campos definidos hasta ahora.

Eliminación de una línea:

Para proceder a la eliminación de una línea del presupuesto marcaremos la línea en la rejilla y pulsaremos la tecla Supr del teclado, con lo que se mostrará el formulario de baja de líneas con la opción de pulsar el botón Borrar para eliminarla completamente del presupuesto.

Avisos:

A lo largo de introducción de la línea del presupuesto el sistema podrá mostrar una serie de avisos o limitaciones que detallamos a continuación:

• “La referencia se encuentra descatalogada ¿Desea continuar?: Aparecerá si el artículo indicado se encuentra en estado Descatalogado pidiendo confirmación para continuar.
• “La cantidad seleccionada no es múltiplo de X”: Aparecerá en el caso de que el artículo tenga establecida una unidad de venta que es distinta y no múltiplo de la indicada y además no tenga marcado el check de permitir fraccionar unidad de venta.
• “Esta referencia ya existe en este presupuesto con las condiciones… ¿desea continuar?”: Aparecerá en el caso de intentar incluir alguna referencia en el presupuesto que ha sido introducida en alguna otra línea anterior pidiendo confirmación para continuar.
• “Esta vendiendo por debajo del precio de coste”: en caso de producirse esta situación y dando opción a continuar o no según lo indicado en el parámetro de gestión Permitir Margen Negativo.

 

Una vez terminada la introducción de líneas pulsaremos el botón Cancelar del formulario de las líneas volviendo así al formulario principal del presupuesto.

Si después de haber dado de alta líneas en el presupuesto se detectase que el cliente asignado no es el correcto podremos cambiarlo seleccionando uno nuevo. En ese momento la aplicación detectará el cambio apareciendo a la derecha del campo cliente el botón R, que pulsaremos si queremos recalcular las condiciones de venta en las líneas ya grabadas.

En el pie de Página:

• Dto. Comercial: Inicializado por defecto con el correspondiente al indicado en la ficha del cliente, pero pudiéndose modificar manualmente.
• Dto. Pronto Pago: Inicializado por defecto con el correspondiente al indicado en la ficha del cliente, pero pudiéndose modificar manualmente.
• Recargo F. Pago: Porcentaje de recargo a aplicar, vendrá informado de la ficha del cliente pero puede ser modificada manualmente.
• Gastos de envío: Este importe se calculará en función de los portes e importes mínimos indicados en las agencias y direcciones de envío del cliente, pero también es posible introducirlo manualmente. Los gastos de envío se aplicarán a la base del documento si la empresa lo tiene configurado (Parametrización – Gestión – Ventas: Sumar Portes Al Total – Presupuestos y Pedidos ).

Botones adicionales

En este formulario principal dispondremos de varias opciones:

• Aceptar: Pulsando este botón el sistema mostrará un mensaje de confirmación del alta del presupuesto indicando el número asignado y mostrando de nuevo un formulario para la introducción de uno nuevo.
• Cancelar: Pulsaremos este botón en el caso de querer anular completamente el presupuesto elaborado.
• Imprimir: Además de la aceptación del presupuesto se lanzará la impresión del documento correspondiente. Podremos elegir entre Presupuesto o factura pro forma.

 

• Utilidades: Pinchando sobre este botón aparecerá un menú desplegable con las siguientes opciones:

 

• • Pasar Líneas a Pedido: Que pulsaremos para generar un pedido con aquellas líneas seleccionadas previamente con el check de multi selección de la rejilla del presupuesto. Al aceptar parte de las líneas del presupuesto el sistema preguntará si queremos marcar el resto de las líneas como rechazadas por el cliente. En cuyo caso aparecerán marcadas de color rojo, quedando en color azul las aceptadas por el cliente.

• • Envío e-mail: Esta opción permitirá el envio del presupuesto o proforma por mail. Esta opción requiere la configuración de la acción de CRM correspondiente
  • Copiar Líneas a Nuevo Presupuesto: Para proceder a duplicar las líneas seleccionadas en un nuevo presupuesto. Esta herramienta nos permitirá varias opciones de duplicado:

Permitirá duplicar el presupuesto en una serie distinta a la del original

*Si se tiene marcado el check llamado «Indicar notas al copiar líneas a nuevo presupuesto» que se encuentra en la parametrización general, Opción ventas, sección de presupuestos, aparecerá una nota publica en el nuevo documento, indicando el presupuesto del cual proviene, o ha sido copiado.

 

• Guardar como Precios Especiales: Esta opción dejará memorizadas en la ficha del cliente  las condiciones establecidas en el presupuesto como precios especiales en la rejilla correspondiente. Tomando como fechas de inicio y fin de validez para los precios las establecidas en la cabecera del presupuesto. Igualmente, pulsando la opción SI del siguiente formulario, se grabarán en la ficha del grupo del Cliente (si pertenece a un grupo)
• Generar propuesta de compra:  En los presupuesto de venta, desde el botón de Utilidades se ha habilitado una nueva opción para poder lanzar la propuesta de compra de los artículos seleccionados, siempre con las cantidades de las líneas presupuestadas.
  (la opción de calculo según necesidades de stock no está disponible ya que el presupuesto no afecta al stock)

 Botones adicionales

NB: Los Márgenes Comerciales solo se conservan (y aparecen en pantalla) si el presupuesto de origen y de destino es un presupuesto a precio de compra.

NB: Se pierde el coste manual si al duplicar el presupuesto se contesta a una de las preguntas SI: Desea realizar el presupuesto a precio de compra ? Desea recalcular los precios?

NB: Si da de alta un presupuesto a precio de compra, al dar de alta la linea vera que el coste sistema es igual al coste manual.

• Rechazar líneas: En caso de ser comunicado por el cliente.
• Cambiar Precios: Se podrá asignar un margen fijo para las líneas seleccionadas o un porcentaje de subida o bajada sobre el margen de la línea. Este margen se debería de calcular sobre el neto.

 

 Botones adicionales

Se generará y enviará un fichero en formato PDF dando la posibilidad de incluir las fichas web, así como un botón para posibilitar la aceptación remota por parte del cliente.

• Notas: Campo texto donde indicar cualquier anotación referente al presupuesto.
• Visualizar Costes: Se generará un fichero para imprimir los costes con margen según beneficio sobre ventas totales del documento

• Ver documentos: Permite adjuntar documentos externos a la aplicación relacionados con un presupuesto, al pinchar la opción de adjuntar permitirá elegir el archivo.

 

• Totales: Pantalla para visualizar el desglose por tipos de IVA de los totales del documento, descuentos, bases imponibles, etc.

• Calidad: Donde podremos llevar el seguimiento de las incidencias relacionadas con este documento (para ello tendremos que tener contratado el Módulo de Calidad), tendremos la posibilidad de:

• Generar: Para crear una incidencia vinculada con este documento.
• Visualizar: Para consultar las incidencias relacionada.

• Informes – Etiquetas de Gestión documental. Permite imprimir el código de barras para adjuntar en documentos externos que queramos vincular a ese documento a través del módulo de Productividad.