Alta Pedido de Venta en el software de gestión (M.Gestión)

 Nuevo Pedido de Cliente.

Desde Menú Gestión, Ventas, Pedidos, opción D.- Alta de Pedidos.

1.-Pedido de Venta Manual.

Al ejecutar esta opción aparecerá el formulario de introducción de pedidos:

1.1.- Alta del pedido

En la zona superior del formulario aparecerán los datos generales del pedido, como son:

• Serie: Enlazada con la tabla Series de Documentos,  y que aparecerá inicializado con la serie asignada al usuario que genera el documento.
• Fecha Pedido: Inicializada con la fecha en la que se genera el documento pero modificable por el usuario.
• Fecha Entrega: Por defecto aparecerá con el día siguiente a la introducción del pedido, pero que podrá ser modificada con la fecha indicada por el cliente.
• Su Nº Pedido: La referencia indicada por el cliente para reflejar en este documento.
• Nº Operación: Sirve para sacar la rentabilidad de una operación que contiene distintos documentos de compra y venta.
• Vendedor: Por defecto inicializado por el vendedor del cliente pero que podrá ser modificado por el usuario. Si la dirección de envío tiene asociado un vendedor, pondrá el de la dirección de envío, si no pondrá el del cliente.
• Pedido Completo: Marcando este check indicaremos al sistema que el pedido en curso se debe servir completamente, es decir, no admitirá la generación del albarán de una parte del pedido. Este check vendrá inicializado con el valor indicado en la ficha del cliente.
• Imprimir Valorado: Si desmarcamos el check, al imprimir el pedido, no saldrá valorado.

         Estado: Un pedido puede encontrarse en alguna de estas situaciones

• Retenido: Si el pedido está bloqueado para evitar su preparación. Si el pedido se encontrara en este estado aparecerá, a la derecha del campo, el botón L con el que podremos liberarlo y dejarlo listo para preparar.
• En preparación: Si el pedido esta siendo preparado.
• Servido:  Si el pedido ha sido servido.
• Pedido web: Si el pedido procede de la web. En este estado aparecerá, a la derecha del campo, el botón L con el que dejaremos el pedido Listo para preparar y además mandaremos un email al contacto informando de este cambio de estado.
• Para preparar: Si el pedido está listo para ser preparado. Si el pedido se encontrará en este estado, aparecerá, a la derecha del campo, el botón B con el que podremos retener el pedido y bloquear así su preparación.

     Cliente:

• Nombre: Será el campo donde indicaremos el código del cliente al que registramos el pedido. A la parte izquierda se dispone de las opciones Localizar Cliente (F5), Modificar Cliente (F6) y Nuevo Cliente (F7).
• Dir. Envío: Por defecto se inicializará con la dirección de envío principal del cliente, pero que podrá ser asignada a otra correspondiente al mismo o incluso crear una dirección de envío nueva para el cliente con las opciones Localizar Dirección de Envío (F5), Modificar Dirección de Envío (F6) y Crear dirección de Envío (F7).
• Centro: Nombre del centro asociado a la Dirección de envío
• Forma de pago: Inicializado con la forma de pago asignada en la ficha del cliente.
• Contacto: Indicará, por defecto, la persona de contacto principal pudiéndose elegir desde la opción “Localizar Contacto” cualquier contacto dado de alta en la ficha del cliente. Desde aquí podremos modificar cualquier dato del contacto con la opción “Modificar Contacto”. Dicho contacto será, por defecto, el destinatario de la información que enviemos por e-mail.
• Teléfono: Se mostrará el teléfono asociado al contacto del documento.
• Facturación: Mostrará el tipo de facturación que tenemos configurada en la ficha del cliente, pudiéndola cambiar en cada documento.

En la sección derecha superior encontramos:

General:

• Almacén: Al que asignamos el presupuesto, y que por defecto vendrá inicializado con el almacén asignado al usuario que crea el presupuesto.
• Repartidor/Agencia: Aparecerá el repartidor asignado a la dirección de envío indicada en el documento, pero que podrá ser modificada por el usuario.
• Ruta de reparto: Mostrará la ruta a la que pertenece la dirección de envío del cliente.
• Bultos: De los que se compone el pedido, será utilizado posteriormente para imprimir tantas etiquetas distintas como unidades se indiquen en este campo.
• Peso: Será un calculo del computo de los pesos de los artículos (previamente definidos en su ficha)
• Volumen: Será un cálculo del computo del volumen de todos los artículos (previamente definido en su ficha).
• Impresión de etiquetas en un ERP Podremos imprimir las etiquetas para los bultos, indicando el nº de etiquetas que queremos imprimir.
• Notas: Campo texto donde indicar cualquier anotación referente al pedido, donde se podrán distinguir entre las notas públicas (de entrega) a imprimir el en albarán y las notas privadas (de preparación) a imprimir en el pedido.

Parámetros:

• Portes: a marcar si queremos aplicar portes
• Identificación caja/bulto: Cuando se marca en las líneas de pedidos y albaranes, se activará un campo nuevo «Caja/bulto» en el cual indicarán a mano el nº de la caja (embalaje donde va este producto). También saldrá este campo en la Preparación de pedido para que puedan rellenar este dato.
• Portes transferidos: permite traspasar los gastos a los albaranes, para que se apliquen solo una vez, en caso de generar varios
• Documento PVP: a marcar o marcado por defecto si la tarifa del documento es PVP
• Autoconsumo: al marcar este check, los albaranes del pedido, también se generan con este check.

        1.1.1  Alta de línea

Como continuación de los datos definidos en la cabecera del pedido aparece una rejilla donde indicaremos las referencias de los artículos a incluir, para ello deberemos hacer doble clic en la rejilla mostrándose el siguiente formulario:

 

 

• Artículo: En este campo indicaremos la referencia del mismo, en la parte izquierda del campo referencia dispondremos de las herramientas habituales de localización, modificación y creación de artículos. Podremos introducir cualquiera de las distintas referencias existentes en los artículos, estas son, la del Artículo, Código Anterior, Referencia del Fabricante y Referencia del Proveedor. Si el cliente tuviera el artículo como precio especial y quisiéramos que impresa apareciera su referencia especial, tendremos que introducir en el alta de línea dicha referencia especial. Si en Parametrización del Módulo de Gestión, pestaña de Ventas, tenemos marcado el check «Ref. en líneas de documentos», el dato que hayamos tecleado se imprimirá en la rejilla y, por lo tanto, en los documentos de venta. Cuando no  sabemos la referencia del Artículo podremos utilizar la tecla F5 para mostrar el localizador de artículos y poder localizar por la descripción del artículo, F6 para modificarlo, F7 para darlo de alta, F8 para poder buscarlo por partes (esto lo tendremos que configurar en parametrización, para ello consultar la entrada consulta de artículos con F8). Al elegir la opción F8 nos aparecerá el siguiente formulario para acceder a una tabla complementaria. Si trabajamos con artículos informativos nos penrmitirá buscar y dar de alta dichos artículos.

• Cantidad: Una vez indicada la referencia del artículo y pulsar la tecla intro o tabulador el cursos se desplazará al campo cantidad, que por defecto será inicializada con la unidad de venta establecida en la ficha del artículo. En este punto podremos indicar la cantidad solicitada por el cliente.

Antes de aceptar la línea del pedido dispondremos de la posibilidad de modificar tanto el precio (si el documento fuera IVA incluido, el precio introducido debe ser PVP) como los descuentos a aplicar sobre la línea, en cuyo caso la aplicación nos avisará de lo sucedido para evitar errores y en caso de aceptar el cambio quedará registrado en color rojo para una posterior revisión.

Estado:

• Urgente: Marcando este check cuando se genere la propuesta de compra la aplicación comprobará la necesidad de ese artículo y si tiene pedidos urgentes. Si la cantidad pedida urgente es superior al stock futuro del artículo entonces nos propondrá el proveedor que nos sirva antes la mercancía. Igualmente, desde la consulta de líneas de pedidos pendientes de preparar está línea aparecerá en con el campo U / Urgente en rojo. Dentro del propio pedido, se podrá distinguir una línea urgente por este mismo color rojo (referencia del articulo en rojo)
• Cancelada: Si se marca este check, la línea ya no aparecerá como pendiente de preparar sino como cancelada (manualmente).
• En falta: Marcando este check indicaremos que las unidades que hay en el almacén no coinciden con las que nos  indica la aplicación, se quedará marcado hasta que se realice la siguiente Regularización.

A parte de los datos vistos hasta ahora existen unos campos informativos y funcionalidades que se detallan a continuación:

• Formato: Indicará del formato indicado en la ficha del artículo.
• Almacén: Por defecto el establecido en la cabecera del documento.
• Stock: Información del stock real en el almacén indicado.
• Disponible: información del stock disponible en el almacén indicado, es decir el stock real menos lo reservado en pedidos de clientes.
• Futuro: Stock resultante de sumar al stock disponible las unidades pendientes de recibir de pedidos de proveedor.

Cuando no existe stock disponible, los campos aparecen marcados en color salmón.

• Importe Neto Línea: Será el importe total de la línea resultado de multiplicar la cantidad por el resultante de aplicar los descuentos al precio indicado.
• Coste Sistema: Coste correspondiente al artículo seleccionado según el método de valoración indicado en el correspondiente parámetro de gestión.
• Coste Manual: Por defecto arrastrará el Coste del Sistema pero puede ser modificado por el usuario. Este dato es el que servirá de cálculo en los análisis de ventas y rentabilidad.
• Botón C: Al pulsar este botón, se presentará la pestaña Proveedores de la ficha del articulo desde el alta de línea.
• Cubicaje pendiente: Cubicaje de los artículos pendientes de servir.
• Cubicaje total: Cúbico total de los artículos del pedido.

Pestaña 1.-Datos Generales:

• Ultimo documento: Presentará información del último documento.
• Notas: Donde podremos indicar cualquier aclaración referente a esta línea hasta un máximo de 255 caracteres.

Pestaña 2.-Comercial:

• Últimas Ventas: En caso de haber vendido anteriormente esta misma referencia a este cliente aparecerán las condiciones en las que se realizó el Presupuesto, Pedido, Albarán, Factura y Ticket, como la cantidad, el precio, los descuentos y la fecha.
• Fecha Prevista de entrega: Se puede establecer una fecha prevista de entrega por línea diferente a la que trae por defecto en la cabecera del pedido. En la Parametrización General, Gestión, Ventas, se debe marcar el check de «Fecha de entrega en líneas» para que se habilite.

Botones adicionales:

• Utilidades: Este botón nos mostrará una pantalla con la siguiente información del artículo para el cliente seleccionado.
  • Últimas compras: Nos presentará una rejilla con el resumen del último movimiento de cada uno de los artículos vendidos a este cliente. Desde esta rejilla se posibilita el seleccionar cualquier referencia para incluirla en la línea de presupuesto haciendo doble clic sobre ella. En la ultima columna de la pantalla T-Precio (Tabla de Precios) podremos tener información adicional sobre el precio aplicado:

  PRE: si ha cambiado el precio manualmente
  DTO: si ha cambiado el descuento manualmente
  ESP: si es precio especial
  OFE: si es precio oferta

  

  • Consumos: Presentará una rejilla con el historial de los movimientos de venta de este cliente. Al igual que en el botón anterior haciendo doble clic sobre una línea, la referencia seleccionada aparecerá en la línea del presupuesto.
  • Presupuestados: Presentará una rejilla con los artículos que han sido presupuestados en el cliente.
  • Precios Especiales: Presentará una rejilla con artículos y sus precios especiales, en el caso de que el cliente los tenga asignados.
• Resumen: Aquí podemos ver diferentes pestañas con información adicional:
  • Almacén: En esta rejilla tendremos los almacenes en los que está dado de alta el artículo, así como el stock y el valor. Haciendo doble click sobre una linea  podremos consultar la ficha de stock. En está pestaña tambien son visibles los datos logisticos del artículo (Uds de almacenamiento, compra y venta).
  • Compatibilidades: Mostrará aquellas referencias indicadas en su ficha como productos con los que es compatible.
  • Fotografías: Mostrará tanto la fotografia como la descripción y Comentario del articulo.
  • Tarifas: Se mostrarán todas las tarifas con los escalados en las que esté dado de alta el artículo, destacándose en verde la tarifa del cliente que realiza el pedido. Haciendo doble clic sobre cualquiera de ellas se traspasará el precio al alta de línea. Solo se podrá cambiar la tarifa, si el cliente no pertenece a ningún grupo de clientes con condiciones especificas.
  • Pedidos a proveedor: Se mostrarán aquellos pedidos pendientes de recibir.
  • Entradas: Se mostrarán los movimientos de almacén de entrada.
  • Salidas: Se mostrarán los movimientos de almacén de salida.
  • Previsiones Futuras: Se mostrará en el caso de que tenga alguna información.
•  Relaciones: Mostrará los artículos relacionados con éste.
  • Equivalencias: Este botón nos mostrará aquellas referencias de artículos que están indicadas como equivalentes dentro de su ficha.
  • Ver Escandallo: Si el articulo es compuesto se mostrarán todos los artículos que lo componen.

• • Recuperar Escandallo: Descuenta en la generación del Albarán el stock de los componentes en lugar del compuesto. Sólo aparece si  el parámetro Escandallo actualiza Stock no está marcado. Al pulsar el botón, si se tiene personalizado el informe o si se imprime en formato 6, saldrán impresos los componentes justo debajo del compuesto.
  • Manipulación: En el caso de que se controle esta opción, aparecerá disponible.
  • Propuestas: Se mostrarán las propuestas de compra pendientes.

• Ofertas: Mostrará si existe alguna oferta para este articulo.

 

• Calidad: Incidencias: Para que esta pestaña este activa tendremos que tener contratado el Módulo de Calidad. Al generar una Incidencia en la línea de Pedido se guarda en el Artículo y en el cliente.

1.1.2.- Modificación de una línea:

Para proceder a modificar una línea existente del pedido haremos doble clic sobre la línea a modificar, con lo que aparecerá un formulario de modificación de líneas semejante al definido en el alta y con posibilidad de cambiar cualquiera de los campos definidos hasta ahora.

1.1.3.- Eliminación de una línea:

Para proceder a la eliminación de una línea del pedido marcaremos la línea en la rejilla y pulsaremos el botón Supr en el teclado, con lo que se mostrará el formulario de baja de líneas con la opción de pulsar el botón Borrar para eliminarla completamente del presupuesto.

1.1.4.-Avisos:

A lo largo de introducción de la línea del pedido el sistema podrá mostrar una serie de avisos o limitaciones que detallamos a continuación:

• “La referencia se encuentra descatalogada ¿Desea continuar?: Aparecerá si el artículo indicado se encuentra en estado Descatalogado pidiendo confirmación para continuar.
• “La cantidad seleccionada no es múltiplo de X”: Aparecerá en el caso de que el artículo tenga establecida una unidad de venta que es distinta y no múltiplo de la indicada y además no tenga marcado el check de permitir fraccionar unidad de venta.
• “Esta referencia ya existe en este pedido con las condiciones…¿desea continuar?”: Aparecerá en el caso de intentar incluir alguna referencia en el presupuesto que ha sido introducida en alguna otra línea anterior pidiendo confirmación para continuar

• “Esta vendiendo por debajo del precio de coste”: en caso de producirse esta situación y dando opción a continuar o no según lo indicado en el parámetro de gestión Permitir Margen Negativo.
• «Han cambiado el precio. ¿Esta seguro?»: Aparecerá al cambiar manualmente el precio de venta. Al elegir la opción «Si», el nuevo precio aparecerá en rojo.
• «El precio o descuento indicado se ha introducido de forma manual. ¿Desea conservarlo? Aparecerá este mensaje, si los datos introducidos hubieran estados cambiados previamente (en un presupuesto por ejemplo).

Una vez terminada la introducción de líneas pulsaremos el botón  del formulario volviendo así al formulario principal del pedido.

1.1.5.- Botones adicionales

En este formulario principal dispondremos de varias opciones:

• Flechas (arriba y abajo): situadas en el margen inferior izquierdo del Pedido nos sirven para ordenar líneas indiferentemente de cómo se hayan introducido.
• Aceptar: Pulsando este botón el sistema mostrará un mensaje de confirmación del alta del pedido indicando el número asignado y mostrando de nuevo un formulario para la introducción de uno nuevo.
• Cancelar: Pulsaremos este botón en el caso de querer anular completamente el pedido introducido.
• F9-Imprimir: Además de la aceptación del pedido se lanzará la impresión del documento correspondiente, según el formato indicado en parámetros.
• Utilidades: Dentro de este botón aparecerá un menú desplegable con las siguientes opciones.

• Generar Albarán: Pulsaremos este botón para crear automáticamente el albarán de las líneas del pedido que hayamos seleccionado previamente marcando el check que aparece en la primera columna de la rejilla de líneas del pedido. Una vez pulsado el botón la aplicación mostrará el formulario del albarán generado para su validación. Una vez generado el albarán, las líneas del pedido seleccionadas quedarán marcadas como servidas según la cantidad indicada, quedando pendiente de servir el resto.
• Reservar: Si queremos marcar la mercancía como reservada.
• Liberar reserva: Permite anular una reserva de mercancía.
• Copiar líneas a nuevo pedido: permite dar de alta un nuevo pedido con las mismas líneas
• Envío E-mail: Esta opción sólo estará operativa si se tiene ha adquirido el módulo de Marketing. Posibilita el envío del pedido por e-mail al contacto indicado en la cabecera del documento. Antes de proceder al envío aparecerá el siguiente formulario, siempre y cuando así se tenga configurado en los parámetros del módulo de Marketing en el que podremos indicar una cuenta de correo distinta a la recogida por defecto, añadir más de un destinatario, así como personalizar tanto el asunto como el cuerpo del mensaje.

     

 

• Visualizar Costes: Se generará un fichero para imprimir los costes con margen según beneficio sobre ventas totales del documento
• Facturar: Pulsaremos este botón para crear automáticamente la factura de las líneas de pedido seleccionadas previamente marcando el check que aparece en la primera columna de la rejilla de líneas de pedido. Al pulsarlo la aplicación pedirá la fecha de la factura y automáticamente generará la factura.
• Cambiar Precios: Se podrá asignar un margen fijo para las líneas seleccionadas o un porcentaje de subida o bajada sobre el margen de la línea. Este margen se debería de calcular sobre el neto.

• Históricos:

• Presupuesto: Nos mostrará el presupuesto desde el que se ha generado el pedido. Haciendo doble click podremos entrar en el documento.

• Albaranes: Nos mostrará los distintos albaranes en los que se ha servido el pedido. Haciendo doble clic podremos entrar en el documento.

• Anticipos: Si el pedido tiene alguna cantidad entregada a cuenta se mostrará en un formulario en el que podremos conocer el importe, la fecha y el turno de TPV que registró el anticipo.

• Ver documentos: Permite adjuntar documentos externos a la aplicación relacionados con un presupuesto, al pinchar la opción de adjuntar permitirá elegir el archivo.

• Pasar a pedido de compra: Nos permite pasar directamente las líneas marcadas a pedido de compra a Proveedor (pasando solo las lineas sin stock o pedido completo)

Se podrá elegir si se pasa el pedido completo o las líneas sin stock, si el pedido debe con dirección de entrega nuestra o directamente del cliente (Servicio directo), si queremos copiar las notas de lineal y las notas publicas, la serie, almacén y tipo de precio a pasar:
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Cuando se pasa de pedido de venta a pedido de compra con el coste de línea, no se aplicará si se pasa el coste de la línea como precio de compra no se añadira descuentos adicionales, ni los definidos en el proveedor ni en las familias dentro de este.

Pulsando el  botón «Importar datos de contacto» se arrastrará al campo Notas el nombre del contacto y su email separados por un guión. La línea a un pedido de compra (tanto desde el propio pedido de venta como desde la consulta de líneas) se pasará la información a la línea de compra.

 

 

•  Generar compra a central: Utilidad relacionada con el módulo de integración entre empresas.
• Anular restos: Con esta opción podremos cancelar las líneas pendientes de servir.
• Impresos Manipulación
• Dividir: permite dividir el pedido en función del importe indicado en Parametrización
• Duplicar: Para proceder a duplicar las líneas seleccionadas en un nuevo pedido (con los mismos datos de cabecera menos la serie que se puede elegir)
• Generar propuesta de compra: Permite pasar las lineas a Propuesta de compra. Seleccionamos cómo vamos a generar la propuesta:

En función de la selección, deriva a la pantalla de propuestas, donde seleccionaremos cómo vamos a realizar el tipo de compra, Centralizada o Distribuidas y el almacén donde se va a generar.

• Exportar y importar Excel: permite importar las líneas desde un excel o exportar las lineas a excel. Además, si el artículo es compuesto, no tiene control de stock y marcamos el check «Exportar componentes» exportará sus componentes.

• Imprimir etiquetas: Desde esta opción podemos imprimir  las etiquetas de las líneas de pedido.
• Informes
  • Etiquetas de Gestión documental. Permite imprimir el código de barras para adjuntar en documentos externos que queramos vincular a ese documento a través del módulo de Productividad.
• Totales: Pantalla para visualizar el desglose por tipos de IVA de los totales del documento, descuentos, bases imponibles, etc.

• Incidencias: Donde podremos llevar el seguimiento de las incidencias relacionadas con este documento (para ello tendremos que tener contratado el Módulo de Calidad), tendremos la posibilidad de:

• Generar: Para crear una incidencia vinculada con este documento.
• Visualizar: Para consultar las incidencias relacionadas.

Si después de haber dado de alta líneas en el pedido se detectase que el cliente asignado no es el correcto podremos modificarlo seleccionando uno nuevo. En ese momento la aplicación detectará el cambio apareciendo a la derecha del campo cliente el botón R, que pulsaremos si queremos recalcular las condiciones de venta en las líneas ya grabadas.

Cuando en la ficha del cliente tenemos marcado el check: Comprobar Solvencia,  se abrirá la siguiente ventana emergente:

Así podemos ver directamente lo pendiente de este cliente: incidencia pendiente, pedidos pendientes de servir (con posibilidad de eliminar/anular restos), y cobros pendientes de una forma rápida y sencilla.

Si en la ficha del cliente tenemos añadida alguna Nota de Aviso,  y marcado el check de comprobar observaciones, la nota de aviso saltara en pantalla cuando introducimos la referencia del cliente.

Para salir de ese mensaje de aviso debemos posicionar el cursor en el campo código del cliente y pulse la tecla TABULADOR. El mensaje volverá a aparecer en pantalla, valídelo por última vez para poder continuar trabajando.

• MT y MD: consultar la entrada sobre la gestión de modelos
• Captura: para localizar los artículos en función de su foto (catalogo de artículos con fotos)

 Totales:

• Dto. Comercial: Descuento que se aplicará al total del documento y que por defecto vendrá inicializado con el descuento comercial asignado en la ficha del cliente
• Dto. Pronto Pago: Inicializado por defecto con el porcentaje que tenga configurado el cliente en su ficha.
• Recargo F. Pago: Porcentaje de recargo a aplicar, vendrá informado de la forma de pago asignada al cliente pero puede ser modificado manualmente.
• Gastos Financieros: Indicaremos, si procede, los gastos financieros.
• Gastos de envío: Este importe se calculará en función de los portes e importes mínimos indicados en las agencias y direcciones de envío del cliente, pero también es posible introducirlo manualmente. Los gastos de envío se aplicarán a la base del documento si la empresa lo tiene configurado (Parametrización – Gestión – Ventas: Sumar Portes Al Total – Presupuestos y Pedidos ).

 

1.2.- Pedido desde presupuesto

Desde Menú Gestión, Proceso de Venta, Presupuesto, opciones B.- Consulta y C.- Localizar, podremos crear pedidos desde la aceptación de un presupuesto previo.
Una vez localizado el presupuesto lo seleccionaremos haciendo doble clic para obtener el formulario de consulta en pantalla.

Dentro de este formulario como se detalla en el punto de presupuestos aparece un botón denominado Pedido dentro del botón UTILIDADES.

Pulsando sobre este botón la aplicación generará el documento pedido con los datos indicados en la cabecera del  presupuesto y con todas aquellas líneas que tengamos marcadas.

2- Prioridad en pedidos.

Desde consulta de líneas de pedidos de venta – Utilidades-Asignación de stock – Seleccionar por fecha de pedido.

Debe tener en cuenta en la asignación la fecha y hora del pedido.

Cuando se generen los albaranes, no ha de generar uno por cada pedido (como antes), si procede, se agruparán.

Recordar que ha de estar activado en ventas «Generar en orden de % de Servicio (Asignación de Stocks)» Esto se puede encontrar si vamos a la pantalla principal de AXOS (arriba del calendario, tuerca superior> Parametrización general> Configuraciones> Gestión> Ventas.