El ERP Axos Visual, dispone de la posibilidad de generar la facturación electrónica en el formato necesario para la subida de facturas a la plataforma FACE. Además, desde la versión 9, dispone de integración con el programa AUTOFIRMA, para que el fichero ya sea emitido con la firma digital, sin tener que realizar el proceso externamente o desde la plataforma.
Configuración de Usuarios




Una vez que tenemos Autofirma necesitamos instalar el certificado.
Parametrización General
En Axos, en la Parametrización/1.- Configuración /A. Gestión – Pestaña Ventas, rellenaremos los datos correspondientes al registro mercantil de la empresa:
Datos del registro mercantil: libro, registro, hoja, folio, sección, volumen, CNAE, INE Cod. Si no tuviera alguno de estos datos, no se pueden dejar en blanco. Se tiene que poner un 0 (cero).
Si no se es empresa, sino Persona Física, marcaremos el check correspondiente y rellenaremos los datos del Titular:
Facturación IPSI: Marcaremos este check cuando sea para la facturación del IPSI (Ceuta y Melilla)
Datos de adaptaciones locales (propias a ciertas provincias): ConsorciAoc, Decimales (para indicar el Nº de decimales de precios a exportar), 4º/5º centro administrativo.
Su número de pedido en líneas. Si marcamos este check lo que hará será volcar el número de pedido del albarán en cada una de las líneas de la factura en lugar de un número de pedido único para la factura.
Firmar: Marcaremos el check de Firmar.
Ruta: Indicaremos la ruta del ejecutable de AutoFirma en el equipo (por ejemplo: C:\ProgramFiles\AutoFirma\AutoFirma)
Certificado: Indicaremos el alias que presenta el campo «Nombre descriptivo» del certificado en el navegador internet (SIN ESPACIOS NI SIMBOLOS).
Búsqueda del certificado en el Navegador
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- Este de dato se localiza en el Navegador:
- Opción de Configuración:
- Este de dato se localiza en el Navegador:
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3.- Privacidad Búsqueda y servicios, Seguridad, Administrar certificados
4.-Localizamos el Certificado y seleccionamos el botón «Ver». Vamos a la pestaña «Detalles» y seleccionamos Editar propiedades…
5.- Copiamos el nombre descriptivo:
Ruta de exportación.
Desde la opción PARAMETRIZACIÓN/ B. Parametrización general/A. Gestión/ Pestaña GENERAL, campo “Exportaciones Factura-e” se indicará la ruta en la cual se quiera que se exporten las Factura-e.
IMPORTANTE: Si no se indica ninguna ruta, la aplicación exportará el fichero en C:\ por lo que es importante asegurarse de que se tienen permisos de escritura en este disco.
Configuración Multiempresa
Si dispone del módulo Multiempresa, la configuración de la Factura-e está a nivel individual por empresa.
Deberá ir a la opción PARAMETRIZACIÓN, Configuración, A.- Empresas. Seleccionar la empresa y cubrir los datos de la pestaña Factura-e, según las indicaciones anteriores.
La ruta de exportación para guardar los ficheros generados, se indicarán en la pestaña de configuración Factura-e de los datos de la empresa.
Además, en la parametrización de la empresa (Módulo Multiempresa), se encuentra el campo «Referencia legal», que es exportable en la siguiente etiqueta del fichero XML.
</Installment></PaymentDetails> este es la referencia legal<AdditionalData>
Este mismo campo, cuando no se tiene el módulo Multiempresa, se encuentra en la Parametrización General de Gestión.
Clientes
En la ficha del cliente, pestaña de Facturación, habrá que marcar el check “Administración Publica”.
Al marcar este check, se habilitarán los correspondientes campos en las direcciones de envío, para poder identificar “Oficina Contable”, “Órgano Gestor”, “Unidad Tramitadora”, «Órgano Proponente» y «Delegación». (Para conocer estos datos les recomendamos que se dirijan la Administración Pública con la que trabajen para que les faciliten dicha información).
A partir de la v9.4, en las direcciones de los clientes se cambia el tipo de campo: pasa de ser un campo de texto libre (ver imagen arriba) a una tabla maestra de códigos, con localizadores.
Se han añadido varios campos que apuntan a una tabla maestra de centros administrativos donde se pueden completar los datos identificativos del centro (persona de contacto, dirección, descripción, etc…)
Importación de datos
Dichos datos, se pueden importar desde ficheros en formato CSV (Delimitados por comas) con los datos requeridos en cada situación:
- Importación de direcciones de clientes. Ahora, se han añadido los códigos de los centros administrativos de esa dirección (tabla maestra). El formato lo muestra en el formulario de importación de direcciones de clientes.
- Importación de centros Administrativos (tabla maestra).
Se lanza desde el Volcado de Datos, importación de Gestión -> Centros Administrativos . El formato del fichero es el siguiente:
- Código centro (exportable al xml)
- Nombre de centro (interno)
- Nombre persona contacto (exportable al xml)
- Apellido 2 persona contacto (exportable al xml)
- Apellido 2 persona contacto (exportable al xml)
- Descripción del centro (exportable al xml)
- Dirección (exportable al xml)
- Código postal (exportable al xml)
- Población (exportable al xml)
- Provincia (exportable al xml)
- Teléfono (exportable al xml)
- Email (exportable al xml)
- Contacto (exportable al xml)
- Centro (exportable al xml)
- Importación de centros administrativos a direcciones de clientes: Es un proceso que se realiza desde el Volcado de datos, Gestion, Clientes (Importar Datos Face) que asigna en todas las direcciones del cliente los centros administrativos. El formato del fichero es el siguiente:
- Código del cliente
- Organismo público SI/NO
- Centro administrativo 1 (Tabla maestra)
- Centro administrativo 2 (Tabla maestra)
- Centro administrativo 3 (Tabla maestra)
- Centro administrativo 4 (Tabla maestra)
- Centro administrativo 5 (Tabla maestra)
Formas de Pago
En las formas de pago (Gestión, opción Configuración, Formas de Pago) que se utilicen con la administración pública, se deben de cubrir los datos bancarios correspondientes a nuestra empresa, donde se va a realizar la transacción.
Usuarios
En Parametrización, opción C (Usuarios), entraremos en la ficha del usuario que se conecta a este equipo y marcaremos el check de Firmar.
Funcionamiento
Para exportar las facturas en formato XML dirigidas a las Administraciones Públicas podrá hacerse de forma masiva o individualmente:
Para hacerlo masivamente, desde el formulario de filtrado de la consulta de facturas (Gestión/ Ventas/Facturas ) se podrá marcar el check “Admon. Pública” para buscar sólo éstas.
Una vez se tengan en pantalla las facturas, se debe marcar el check de aquellas que se quieran exportar y se seleccionará en el botón “Utilidades, la opción Factura-e XML
También se podrá exportar el fichero desde la propia factura, pulsando el botón “Utilidades, la opción Factura-e
Observaciones
Para evitar errores de creación de los ficheros los usuarios tienen que tener permisos de escritura en la carpeta donde se va a exportar el fichero y evitar que el antivirus controle dicha carpeta.
Si se realiza alguna modificación sobre los permisos o antivirus, reiniciar el terminal para que actualice los cambios realizados