1.- Nuevo Pedido
Desde Menú Gestión, Compras, Pedidos, opción .- E.- Alta Pedido, nos aparece el siguiente formulario
Los campos a completar en este formulario son:
- Serie: Enlazada con la tabla del Menú Gestión > Configuración > Obligatorias > Series de Documentos y que aparecerá inicializado con la serie asignada al usuario que genera el documento. Si el proveedor tiene asignada una serie específica distinta de la del usuario, preguntará si queremos aplicarla:
- Su Nº Pedido: (opcional) Es el número de pedido del proveedor y que nos servirá como referencia hacia el, mientras que nuestro número de pedido se genera de forma automática.
- Fecha: Fecha del pedido.
- Fecha Prevista Entrega: Se toma automáticamente del campo “Días Servicio” de la ficha de proveedor. En la Parametrización General/ Gestión/ pestaña de Compras, en la sección Varios tenemos un Parámetro «Sincronizar fecha de entrega entre pedidos» que permite actualizar la fecha de entrega en los pedidos de venta si actualizamos la fecha de entrega en el pedido de compra.
Además, está enlazado en «Parametrización General -> Gestión -> Pestaña Compras» con el parámetro «Fecha entrega en líneas a partir del Pedido (Cabecera)». Si este parámetro está marcado condiciona la fecha de las líneas de pedido para que no se modifiquen, saldrá el campo sólo en modo lectura y si se hace algún cambio en la fecha del pedido (cabecera) se cambia directamente en las líneas.
Si este parámetro está desmarcado nos da la opción de modificar la fecha de entrega de la cabecera del pedido y de las líneas. Si modificamos la «Fecha Prevista de Entrega» en el pedido nos saldrá este mensaje:
Si le decimos que «Sí» cambiará la fecha de entrega de todas las líneas del pedido a la que hayamos puesto en la cabecera del mismo.
- Nº Operación: Para enlazar diferentes documentos de compra y venta.
- Estado: Se seleccionará el estado del pedido, de acuerdo a los creados en la tabla.
- Nombre Proveedor: Al que realizamos el pedido de mercancía.
- Dir. Envío: Se mostrará la dirección del proveedor.
- Forma de Pago: Recuperado de la ficha del proveedor.
- Contacto: Indicará, por defecto, la persona de contacto principal pudiéndose elegir cualquier contacto dado de alta en la ficha del proveedor.
En la parte superior derecha tenemos dos pestañas:
General:
- Almacén: Almacén donde va a llegar la mercancía.
- Ruta de reparto: Mostrará la ruta a la que pertenece la dirección de envío del proveedor.
- Bultos: De los que se compone el pedido, será utilizado posteriormente para imprimir tantas etiquetas distintas como unidades se indiquen en este campo.
- Imp. Mínimo: Importe mínimo que nos exige el proveedor para no imputar gastos de envío.
- Notas: Con esta opción tenemos la posibilidad de realizar anotaciones correspondientes al pedido de forma que puedan ser consultadas con posterioridad.
Parámetros:
- Impreso: Este check se marcará si el pedido ha sido impreso.
- Valorado: Se marcará si este pedido esta valorado.
- Env. Email: Este check se marcará si el pedido ha sido enviado por e-mail.
- Env. Reclamación e-mail: Este check se marcará si se ha enviado una reclamación vía e-mail.
- Usuario: Persona que da de alta el pedido de compra.
- Fecha y Hora: Cuando se realizó el pedido de compra.
Para la introducción de líneas dentro del pedido haremos doble clic sobre la rejilla, o pulsaremos la tecla Insert con lo que aparecerá el siguiente formulario:
Además, si el artículo está incluido en alguna propuesta de compra no pasada a pedido, al introducir la referencia en una nueva propuesta, pedido o albarán de compra, alertará al usuario mostrándole el mensaje «Artículo en propuesta». Tendremos que habilitar el parámetro «Notificación de artículos en propuesta»
Situados en el campo artículo podremos indicar la referencia del artículo, la asignada por el proveedor, el código de barras, el código anterior o incluso la referencia del fabricante siempre que tengamos estos datos en la ficha del artículo, dispondremos, como en el resto de la aplicación, de la opción. Si no sabemos la referencia del Artículo podremos utilizar la tecla F5 para mostrar el localizador de artículos y poder localizar por la descripción del artículo, F6 para modificarlo, F7 para darlo de alta, F8 para poder buscarlo por partes (esto lo tendremos que configurar en parametrización, para ello consultar la entrada consulta de artículos con F8). Al elegir la opción F8 nos aparecerá el siguiente formulario:
Si el artículo no está dado de alta para el proveedor al cual vamos a pedir le mercancía, el programa nos avisará, y pedirá confirmación para seguir con la introducción de datos.
En el campo Cantidad aparecerá por defecto la unidad de compra indicada en la ficha del artículo pudiendo ser modificada por nosotros.
De la misma forma aparecerá el precio y los descuentos memorizados en la ficha del artículo-proveedor. El almacén por defecto. Aparecerá también el stock actual, disponible y futuro del artículo, así como la cantidad mínima de pedido que exige el proveedor para este artículo. En caso de que esta línea se haya cancelado en la recepción de mercancía, posteriormente podremos visualizarla desde aquí ya que aparecerá con el check Cancelada marcado.
En la parte izquierda, pestaña 1.-Datos Generales, aparecerá la información referente al último documento realizado de este artículo. En el campo Notas podremos escribir cualquier aclaración que queramos que aparezca debajo de la línea del pedido y que el proveedor visualizará.
En la pestaña 2.- Comercial, tenemos Últimas compras: Esta rejilla nos muestra un histórico de las últimas compras a este proveedor. (Pedido, Albarán y Factura).
El campo F. Prev. Entrega se calculará en función de los días que tarda el proveedor en servirnos la mercancía más la fecha del pedido indicada en la cabecera.
Estado: Se puede añadir un estado a cada línea, independientemente del que tenga en la cabecera del documento. Si se cambia el estado en la cabecera, pregunta si se quiere cambiar a las líneas. De esta manera se puede tener estados distintos en las líneas del mismo pedido.
Calidad: podremos generar una incidencia (siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad).
Repetiremos este proceso para introducir todas las líneas del pedido. Una vez que tenemos completadas todas las líneas que deseamos pedir pulsar Aceptar para grabar el pedido, o bien Imprimir para grabar e imprimir el pedido.
Al imprimir un Pedido se marcará automáticamente el check Impreso para después tener una constancia de los pedidos que han sido impresos en papel.
En la parte inferior mostrará los totales del pedido:
- % Dto Comercial: Recuperado de la ficha del proveedor sobre el total del pedido y que se iniciará con el indicado en la ficha del proveedor.
- % Dto Pronto Pago y Recargo Forma de Pago: Recuperado de la ficha del proveedor sobre el total del pedido y que se iniciará con el indicado en la ficha del proveedor.
- Gastos de envío: Recuperado de la ficha del proveedor sobre el total del pedido y que se iniciará con el indicado en la ficha del proveedor.
- Totales: podemos ver una tabla con los totales del pedido desglosado por los diferentes tipos de IVA.
- Incidencias: Donde dispondremos de la opción de vincular a este documento alguna incidencia relacionada (Generar). Además podremos consultar aquellas incidencias generadas previamente (Visualizar). (Siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad).
Como botones adicionales disponemos de:
- Utilidades: Donde aparecerá un menú desplegable con las siguientes opciones:
- Generar Albarán: Para generar el albarán será necesario seleccionar previamente, mediante check, las líneas del pedido que se van a incluir en el mismo. Cuando pulsamos esta opción se grabará el albarán correspondiente a la selección (aparecerá en pantalla para su modificación y consulta. Deberemos pulsar Aceptar para grabarlo definitivamente en el sistema). Para grabar el albarán el programa exigirá la introducción del campo su número de albarán y la fecha del albarán. En este caso las líneas del pedido seleccionadas quedarán marcadas como recibidas.
- Copiar líneas a Nuevo Pedido: Existe la posibilidad de duplicar pedidos a proveedor, para ello deberemos de marcar las líneas que queramos pasar al nuevo pedido. A continuación se nos preguntará por la serie y el almacén al que queremos llevar este nuevo pedido.
- Enviar por e-mail: Seleccionando esta opción el pedido se mandará por e-mail al contacto seleccionado del proveedor. Antes del envío, si siempre que se haya configurado así, aparecerá un formulario previo en el que podremos cambiar la dirección de correo que se muestra por defecto, así como personalizar el asunto y el cuerpo del mensaje. Para saber si se ha mandado o no al proveedor posteriormente se marcará automáticamente el check Env. Email en la ficha del pedido para dejar constancia del envío. En el e-mail aparecerán las notas del documento como las de las propias líneas.
- Exportar y importar Excel: permite importar las líneas desde un excel o exportar las lineas a excel.
- Anular restos: Podremos anular la mercancía no recepcionada.
- Cambiar precios: Marcando previamente las líneas a procesar, esta opción nos permite aumentar o disminuir un porcentaje fijo todas las líneas incluidas en el pedido (si por ejemplo el proveedor hubiera actualizado sus precios), apareciéndonos el siguiente formulario:
Siguiendo la norma general, la aplicación detectará que el precio introducido no corresponde con el precio de compra registrado en su ficha y propondrá al usuario actualizar sus condiciones
Pulsando la opción “Si”, el nuevo precio se quedará registrado en la ficha del Artículo-Proveedor arrastrándose a futuras compras, si pulsamos “No” este precio sólo se aplicará a esta compra en particular.
- Cambiar Almacén: Cuando se seleccionan líneas y se ejecuta, pregunta el almacén para cambiar en las líneas marcadas. Antes de hacer esa operación, internamente se filtra que la línea no esté servida ni cancelada.
- Generar Packing: para poder generar un Packing List.
- Generar Compra a central: esta opción solo funcionará si tenemos contratado el Módulo de Integración entre Empresas. Para más información consultar la Entrada “Módulo de Integración entre Empresas”
- Históricos: Podremos ver los documentos relacionados a este pedido: Albaranes, Facturas y depósitos.
- Anticipos: Podremos contabilizar, visualizar y/o abonar un anticipo de compra. El importe del anticipo, se deducirá del vencimiento una vez facturada la compra. Se abrirá una rejilla, al hacer doble click, se abre el formulario para introducir el anticipo del pedido:
- Informes: Generaremos las etiquetas para los artículos seleccionados (siempre que tengamos marcado el check “Emitir Etiquetas” en la pestaña Datos en la Ficha del Artículo). Para ello nos aparecerá el siguiente formulario donde deberemos introducir la tarifa de la que queremos generar las etiquetas:
2.- Consulta de Pedidos
Desde Menú Gestión, Compras, Pedidos, opción F.- Consulta , nos aparecerá el siguiente formulario:
- Por Cabeceras:
Podremos realizar la Búsqueda en base a estos criterios: Proveedores, Fechas, Series, Número, Estados
Y a su vez podremos seleccionar: Todos, Pendientes de Recibir, Con Fecha de Servicio Cumplida, Recibidos
Una vez seleccionados los parámetros nos saldrá un listado de pedidos, si tenemos varios pedidos de un mismo proveedor podremos agruparlos en Utilidades -> Agrupar Pedidos. Lo que hará es agrupar en un solo pedido todos los pendientes de un mismo proveedor. Crea un único pedido borrando de la lista los seleccionados.
Si el pedido de compra procede de un pedido de venta, no se pierden los enlaces para que cuando llegue la mercancía se pueda seguir la trazabilidad.
- Por líneas: Podremos consultar las líneas de pedido de compra, para lo que nos aparecerá el siguiente formulario:
Podremos realizar la consulta en base a los siguientes criterios: Fecha, Almacén, Artículo, Familia, Proveedor, Estado, Sección, Fecha prevista…
Desde la consulta de líneas, en el botón Utilidades – Asignar fecha de entrega, podemos modificar masivamente la fecha de entrega de la líneas marcadas.
A su vez podremos seleccionar las lineas de pedidos Pendientes de servir, Con Fecha Servicio Cumplida, Ya servidas, Canceladas, Todas
Una vez seleccionados los rangos de Pedidos a consultar obtendremos una rejilla similar a la siguiente:
Desde esta rejilla tendremos las siguientes opciones:
- Botón «Utilidades»:
- Utilidades comunes: Exportar a Excel, Enviar por E-mail o Enviar reclamaciones por E-mail
- Utilidades enlazadas a un almacén logística: enviar Pedidos y recibir Albaranes (requieren una configuración especial)
- Utilidades enlazadas a EDI; Generar formato EDI Estándar, Recibir documentos de Proveedores integrados, Propuesta de venta Cofares (requieren una configuración especial)
- Utilidades enlazadas a centrales de compra/Módulo Grupo: Enviar Pedidos a Proveedor y Recibir Albaranes de Proveedor
- Agrupar pedidos: permite agrupar varios pedidos de un mismo proveedor (borrando el pedido agrupado).
- Cambiar fecha del pedido: Si seleccionas varios pedidos, te deja de manera masiva cambiarle la fecha de los pedidos.
- Agrupar pedidos, se pueden agrupar pedidos de un mismo proveedor (borrando el pedido agrupado).
- Botón “Informes”: Podremos obtener un informe por clientes, lo vemos en el siguiente ejemplo:
Desde el Menú superior Archivo, “Especificar Informe”: Podremos seleccionar entre los siguientes Informes:
Luego, desde la opción de “Visualizar Informe”: visualizaremos el informe seleccionado, veamos como ejemplo el informe de “Listado pedidos a proveedor por artículo”:
También tenemos la opción, en la rejilla con el botón derecho del ratón, seleccionar entre En exceso y Pendientes.
3.-Localización de Pedidos
Desde Menú Gestión, Compras, Pedidos, opción G.- Localización, podremos localizar un pedido de compra .Apareciéndonos un formulario similar al siguiente:
Podremos localizar el Pedido por:
- Su número de Pedido
- Número
- Fecha
- Proveedor Referencia
