La Contabilidad Analítica ó Departamental en una empresa es esencial para conocer qué departamentos de la misma son rentables y cuáles no.
Gracias a la Contabilidad Departamental se podrá obtener el balance de Pérdidas y Ganancias a distintos niveles:
- General
- Por centro
- Departamento
- Línea de negocio.
Para ello es necesario controlar todos los apuntes de los grupos 6 y 7 tal y cómo se explicará en el siguiente manual de usuario.
1.- Parametrización
Desde el módulo de Parametrización, 1. Config. Básicas, opción 1. Parametrización general, B. Contabilidad se tendrá que marcar el check “Tipo de Contabilización: Departamental”
2.- Líneas de Negocio
El primer paso será la creación de tantas líneas de negocio como queramos distinguir dentro de la contabilidad departamental. Definimos una línea de negocio como una agrupación de departamentos.
La rejilla de departamentos se irá alimentando a medida que asignemos líneas de negocio a éstos, tal y como se verá más adelante.
Las lineas de Negocio se dan de alta desde la opción E del menú 4. Configuración de Contabilidad. En la rejilla al hacer doble click, se abrirá un formulario de alta:
3.-Centros y Departamentos
En la opción D. Departamentos del menú 4. Configuración se registrarán los Centros y Departamentos.
Se trata de una estructura arbolada en la que el número de dígitos del Código diferenciará si se trata de un Centro o un Departamento.
Para crear un nuevo departamento/centro pulsaremos la tecla Insert, con lo que aparecerá los siguiente formulario:
Dentro de esta pantalla indicaremos los siguientes campos:
- Código: Identificador del departamento.
- Nombre: Descripción del departamento.
- Línea de Negocio: A la que queda vinculada este departamento. Tendremos que indicar alguna de las creadas previamente.
- % Ingresos: Porcentaje que se imputará sobre este departamento de todos los importes contabilizados sobre las cuentas tipificadas como ingresos.
- % Gastos: Porcentaje que se imputará sobre este departamento de todos los importes contabilizados sobre las cuentas tipificadas como gastos.
3.1- Centros
Definiremos un Centro como una sede de la empresa de la se quiere llevar un seguimiento contable. Como ejemplo, se podrán definir como centros las distintas tiendas de una empresa.
Los Centros tendrán necesariamente dos dígitos y no se asociarán a ninguna línea de negocio.
En la rejilla inferior del departamento se fijarán las excepciones a aplicar sobre unas cuentas determinadas.
En el ejemplo anterior se fija un 50% a repercutir sobre este departamento sobre los importes contabilizados en todas las cuentas tipificadas como gasto.
Este porcentaje será para todas las cuentas excepto para las indicadas en la rejilla inferior, donde se indican unos porcentajes distintos al indicado en la cabecera.
Serán los que se apliquen para cada una de las cuentas detalladas en ella.
Para imputar los importes de las cuentas a los departamentos deberemos indicarlo en cada una de las cuentas, marcando el check Imputable Departamentos y configurando la pestaña 6.Departamentos dentro de la pantalla de extracto de cuenta.
3.2.- Departamentos
Tendrán necesariamente cuatro dígitos, los dos primero identificarán el Centro y los dos últimos el Departamento.
Además habrá que indicar la Línea de Negocio a la que pertenece.
En el ejemplo, el Departamento “Papelería” pertenece al Centro “TIENDAUNO” y a la Línea de Negocio “Suministros de Oficina”
Nuevo ejemplo: Departamento 3001
Los dos primeros dígitos (30) harían referencia al Centro, y los dos últimos (01) al Departamento, que en el caso que nos ocupa sería “Papelería” que también deberíamos asignar a la sección de Venta “Suministros de Oficina”
Para más información, consulte el manual de Contabilización Analítica de las ventas y compras .
