¿Qué es la factura?
«Para muchas empresas, la factura es un concepto muy familiar, cotidiano, pero a veces se puede olvidar su importancia e interés».
La factura es un documento legal, probatorio, que se emite y se entrega cuando hay venta de mercancía o prestación de servicios a terceros.
Se regula por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre de 2012, por el que se aprueba el Reglamento con el que se regulan las obligaciones de facturación.
Una factura tiene que detallar lo que se ha vendido, a quién y cuándo.
Por este motivo debe cumplir varios requisitos y contener una serie de datos obligatorios:
- La serie y número
- La fecha de expedición
- Los datos fiscales del emisor y destinatario
- Los importes sin IVA
- Los tipos impositivos
- El tipo de operación, etc.
Si los productos que distribuimos están sometidos a controles particulares como pueden ser lotes/caducidades, números de serie/garantías, canon/impuestos especiales, también tendremos que informar de ellos.
En función del tipo de comercio, existen varios tipos de facturas:
– Factura ordinaria: es la que se usa de manera más frecuente y refleja toda la información del tramite.
– Factura simplificada (antiguo ticket de caja): se emite desde una tienda como justificante de compra pero no incluye los datos fiscales del comprador. Permite saber lo que se ha comprado, cuándo, así como posibles plazos y medios de devolución.
– Factura proforma. Es un documento «similar al presupuesto» que se utiliza para ofertas comerciales aceptadas, y que no tiene valor legal ni fiscal.
– Factura rectificativa o de abonos: se emite para corregir una factura, hacer una devolución o recuperar el IVA de una factura impagada. Es habitual que se emita en una serie distinta.
Las facturas tienen un carácter de obligación para las empresas a nivel de impuestos (impuestos, declaraciones de IVA, IRPF, impuestos sociedades) y se deben conservar en un plazo de 5 años.
Se pueden emitir en papel, o digitalmente gracias a la firma digital (Certificados FNMT). En función del tipo de empresa, cliente o proveedor, también existen otros tipos de obligaciones de presentación como puede ser el FACE o Suministro Inmediato de Información.
Para muchos empresarios, la factura es sobre todo el Core de su negocio y permite acceder a una información completa y detallada a nivel estadístico. Las facturas son herramientas de control de la actividad de la empresa.
Muy habituales en la gestión de cobros, pagos y la tesorería de la empresa, en el análisis de ingresos y gastos por sección o por línea de negocio, o también en el análisis de márgenes y resultados de la empresa. Por este motivo, es cada vez más imprescindible tener un Software de Gestión Empresarial completo que permita no solo aplicar la normativa de facturación sino poder tener las herramientas de gestión y control más eficaces para optimizar la actividad de la empresa.
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