¿Por qué las series son tan importantes en un sistema de gestión empresarial? ¿Cómo se configuran y cuál es su uso más habitual? En esta entrada de blog os mostramos cuáles son sus usos, funcionalidades y porque son tan importantes. Como usuario de un ERP, En todos los ERP presentes en el mercado, la estructura de las tablas que componen una aplicación, tienen una relevancia fundamental. En Axos Visual, programa de gestión para empresas intensivas de distribución, una de esas tablas, es la de Series.
En ella, se pueden parametrizar diversas funcionalidades y definir ciertos funcionamientos que condicionarán notablemente el manejo de la aplicación por parte del usuario.
Entre las herramientas que definiremos en ellas están:
- Formato de impresión: Por cada serie podemos asignar un formato de impresión, por lo que los documentos se podrán imprimir de manera diferente, según se establezca.
- Establecimiento de otras series: Podemos indicar que los documentos generados con la serie en curso, se facturen, albaranes o abonen en series concretas.
- Numeración de documentos: Se podrá establecer el comienzo de la numeración de las mismas.
- Checks de configuración: Dispone de la posibilidad de indicar si la serie aplica impuestos (para ciertas operaciones exentas); de eximirla de controlar existencias, de dejarla inactiva, o de usarse para facturación directa (paso de pedido albarán, que genere la factura automáticamente).
- Contabilización: Se indicará si la serie se contabiliza, es decir, que se genere el asiento contable en cuanto se realizan las facturas de compra y venta. Para ello, es necesario asignar las cuentas contables destinadas a tal efecto.
Las series se han de asignar para su uso por defecto en diversas partes de la aplicación: en los usuarios, para que puedan tener una con la que trabajen por defecto habitualmente; en las cajas, para que las facturas simplificadas tomen ese dato; en los clientes y proveedores, a los que les podremos asignar una serie fija para sus documentos. En el país, para poder identificar mediante una serie específica pedidos que entren desde un país determinado.
Al inicio de cada nuevo ejercicio, cobran una importancia notable, ya que gran parte de las empresas reinician su numeración en los documentos y se han de crear las nuevas series. En Axos Visual, lo facilitamos con dos utilidades que incluimos: duplicar y reasignar. Una, nos permite clonar una serie con la misma información que la original, y la otra, nos permite sustituir en toda la aplicación una por otra, por lo que no tendremos que ir a todas las partes donde estaba configurada e indicar cuál es la nueva.
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