La administración y el archivo de la información que generan masivamente las empresas. Se han convertido en una tarea clave dentro de la estructura organizacional.
Día a día, las empresas producen incontables documentos (informes, imágenes, documentos, etc..) que requieren inevitablemente ser almacenados. Para organizar este escenario, además de evitar el acumulamiento innecesario de papel, las empresas optan por herramientas de gestión electrónica documental.
A partir de un conjunto de normas, prácticas y técnicas específicas. Estos instrumentos proporcionan a las empresas el orden y la clasificación de la información en un mismo sitio.
Asimismo, la gestión documental permite automatizar los procesos de negocio, eliminando los problemas operativos, reduciendo los costos y focalizándose en el cumplimiento de normas de gestión de calidad. La importación y el almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo se simplifican con la utilización de estos sistemas.
Algunas de las ventajas que brindan este tipo de herramientas son:
- Acceso instantáneo a toda la documentación.
- Reducción del tiempo para consultas, archivo y localización de documentos.
- Seguimiento y control de la documentación.
- Rápida distribución y envío de los archivos.
- Reducción de espacio físico de almacenamiento de papel, que contribuye con el medio ambiente.
- Seguridad y confiabilidad en el acceso.
- Determinación del tiempo de almacenamiento, así como también de la eliminación y/o existencia indefinida de los documentos
- Optimización del servicio al cliente.
Desde Axos Soluciones, y según las solicitudes de varios clientes. Estamos desarrollando un nuevo módulo para integrar la documentación externa en nuestro software integral de gestión Axos Visual.
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