Este Proyecto de Alquiler, va dirigido a gestionar operaciones relacionadas con alquiler de equipos, etc, pudiendo controlar las fechas de inicio y de fin, disponibilidad y otros conceptos relacionados.
A continuación, rellenaremos los campos comunes para los distintos tipos de proyectos.
Código: referencia del proyecto.
ID: Código de identificación del proyecto.
Nombre: Denominación que se le asigna.
Fecha de inicio: Fecha de comienzo del proyecto.
Fecha fin: Fecha de finalización de proyecto.
Técnico: Usuario/Técnico responsable del servicio a realizar.
Bloqueado?: Al marcar este check, indicamos que el proyecto se encuentra bloqueado.
Finalizado?: Al marcar este check, damos por finalizado el proyecto.
Cliente: Los datos del cliente al que se atribuye el proyecto.
Pestaña 1.- Datos Generales
Tipo: Asignaremos el tipo del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.
Estado: Asignaremos el estado del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.
Costes: Desde esta rejilla, podemos introducir los distintos gastos adicionales (costes) asociados al proyecto. Podemos introducir mano de obra, materias primas y otros gastos derivados.
Totales:
Presup. Coste: Coste presupuestado del proyecto.
Coste: Coste real.
Venta: Importe de venta facturado.
Beneficio: Importe de beneficios.
Desviación: Diferencia entre el importe de Venta y el coste del proyecto.
Pestaña 2.- Planificación
Aquí veremos las actuaciones relacionadas al proyecto. También podremos darlas de alta haciendo doble click en la rejilla o desde la opción G Nueva, damos de alta Actuaciones de forma de forma manual.
Rellenaremos los siguientes campos:
Tipo: Indicaremos el Tipo de Proyecto en el que estamos dando de alta la actuación. En este caso «Alquiler».
Fecha: Fecha en la que se da de alta la actuación.
Proyecto: Si la actuación va a ir asociada a un proyecto, desde este campo podemos dar de Alta un nuevo proyecto, localizar o modificar uno ya existente.
Técnico: Indicaremos el código del técnico que realiza la actuación.
Cliente: Indicamos los datos del cliente al que se le asocia la actuación. Si está asociado a un proyecto, tomará los datos de forma automática.
Artículo: Referencia y descripción del artículo sobre el que se va a realizar la actuación.
Se acepta el alta con los datos incluidos y se abrirá la ventana de la actuación para los datos adicionales:
Código: Asignado por el programa de forma correlativa.
Tipo: Asignaremos el tipo de actuación en función de los datos definidos en la Configuración.
Estado: Asignaremos el estado del actuación en función de los datos definidos en la Configuración.
Dir. Envío: Presenta la dirección de envío del cliente seleccionado. Podemos localizar, modificar y dar de alta desde esta opción las direcciones de envío del cliente seleccionado.
Además se mostrarán las siguientes pestañas:
PESTAÑA 1.- Tarea
En esta pestaña, introduciremos los datos generales de la actuación:
Notas del Cliente: Campo tipo texto para escribir notas asociadas al cliente.
Notas del Técnico: Indicaremos la descripción de la actuación. Posteriormente, podemos seleccionar desde la opción “Facturar Descripción”, para que se incluya en la línea de venta del Albarán generado de la actuación para su facturación como descripción.
Facturar Descripción?: Al marcar este check, cuando se albarane la actuación se importará a la descripción de la línea de venta el texto indicado en el campo Descripción Actuación en lugar de los Conceptos de conteo.
Se habilitan dos casillas a continuación donde se le indica el Importe de la línea de venta de la actuación y el Coste.
- Cerrada?: Este check dará la actuación por finalizada, lo que permite poder generar el albarán y su posterior facturación.
Fecha hasta: Fecha estimada de finalización de la actuación.
PESTAÑA 2.- Imputaciones
PESTAÑA MANO DE OBRA
En esta rejilla se irán creando los registros de mano de obra asociados a una actividad. También podremos dar de alta un registro de forma manual, sin que esté asociada a ninguna actividad.
Técnico: Asignamos el código del técnico.
Fecha: Fecha de realización del trabajo. Por defecto aparece la del día actual.
Hora inicio: Hora de comienzo del trabajo.
Hora Fin: Hora de finalización del trabajo.
Trabajo Realizado: Descripción del trabajo realizada por el técnico.
Artículo: Referencia dada de alta en Gestión correspondiente a la mano de obra. Al asignar el técnico, aparece de forma automática.
Cantidad: Cantidad de horas que se van a facturar como mano de obra.
Precio: Precio de la mano de obra.
% Dto. 1: Descuento 1.
% Dto. 2: Descuento 2.
Importe Neto Línea: Presenta el importe neto una vez descontados los descuentos.
Coste Sistema: Presenta el Coste del artículo calculado en el almacén.
Coste Manual: Podemos introducir un coste para el artículo de forma manual.
Facturar?: Si la actuación no está marcada como facturable, podremos marcar de forma independiente este check para facturar únicamente este registro de forma excepcional. Al marcar este check, el artículo pasará al albarán cuando se facture la actuación.
Una vez realizado el trabajo por parte del técnico, éste tendrá que completar los trabajos realizados, e indicar los conceptos de Mano de Obra, que pueden ser facturables o no.
PESTAÑA MATERIA PRIMA
Desde esta pestaña, podemos añadir y consultar la materia prima necesaria para la realización de la actuación. Para ello, hacemos doble click sobre una línea en blanco o botón derecho del ratón “Formulario de Alta” o Botón de “ins” del teclado para dar de alta una nueva línea.
Artículo: Referencia y descripción del artículo. Si es un artículo de alquiler, en la ficha de ese artículo le tendremos marcado el check de «Alquiler», para que podamos ver la disponibilidad, asi como la fecha de inicio y de fin.
Si pinchamos en la Disponibilidad, veremos los días que tenemos libres para ese artículo:
Almacén: Almacén del que se tomará la mercancía (en el caso de que controle stock).
Stock: Presenta el Stock actual (en el caso de que controle stock).
Disponible: Presenta el Stock disponible, teniendo en cuenta los pedidos de clientes pendientes de preparar (en el caso de que controle stock).
Futuro: Presenta el Stock futuro, teniendo en cuenta los pedidos de compra pendientes de recibir (en el caso de que controle stock).
Cantidad: Cantidad del artículo.
Precio: Precio de venta.
% Dto. 1: Descuento 1
% Dto. 2: Descuento 2
Importe Neto Línea: Presenta el importe neto una vez descontados los descuentos.
Coste Sistema: Presenta el Coste del artículo calculado en el almacén.
Coste Manual: Podemos introducir un coste para el artículo de forma manual. Por defecto, arrastrará el coste del sistema. Sera el coste que se utilice para el cálculo total del coste de la actuación y del beneficio de la línea.
Facturar?: Si la actuación no está marcada como facturable, podremos marcar de forma independiente este check para facturar únicamente este registro de forma excepcional. Al marcar este check, el artículo pasará al albarán cuando se facture la fase.
Fecha: Fecha desde y hasta del alquiler.
R?: Marcaremos este check cuando la materia prima haya sido realizada (en caso de llevar éste control)
Notas: Desde este botón, se pueden incluir notas adjuntas a las líneas de Materia Prima.
En la rejilla de Materia Prima, Procesos, podemos realizar distintas acciones relacionadas con los artículos asignados.
- Generar Pedido: Desde esta opción generamos de forma automática los pedidos de compra de los artículos seleccionados en la rejilla superior a su proveedor habitual. Estos pedidos se quedarán registrados en la pestaña Pedidos de Compra.
- Desmarcar como Generado: Libera el artículo seleccionado para poder volver a realizar un pedido de compra del mismo.
- M.P. Realizada: Esta opción marcará de forma masiva el check de Realizado.
En la parte inferior tenemos los pedidos de venta y de compra:
Pedidos de Venta
Desde esta pestaña podemos consultar, crear y asociar los pedidos de venta de las actuaciones.
Desde la primera rejilla, podemos consultar los pedidos de venta que tenemos asociados a la actuación. Si pulsamos doble click sobre ellos, no abre en pantalla el pedido seleccionado.
Desde la segunda rejilla, visualizamos los distintos datos de las líneas de venta de los pedidos asociados a la actuación.
Asociar Pedido: Pulsando este botón podemos localizar el pedido de cliente que vamos a asociar a la actuación. A través del Localizador de Pedidos de Clientes, podemos seleccionar distintos filtros para la búsqueda.
Generar Pedido: Pulsando este botón, no direcciona a la pantalla de alta de pedidos de Venta, donde podemos crear un pedido. La aplicación selecciona por defecto la Serie de servicios indicada en el alta de la actuación, que se podrá modificar siempre que el usuario tenga configurados los permisos necesarios.
Pedidos Compras
Desde esta pestaña, podemos crear, consultar y modificar los pedidos de compra asociados a la actuación.
Desde la primera rejilla, podemos consultar los pedidos de compra que tenemos asociados a la actuación. Si pulsamos doble click sobre ellos, no abre en pantalla el pedido seleccionado.
Desde la segunda rejilla, visualizamos los distintos datos de las líneas de compra de los pedidos asociados a la actuación.
PESTAÑA OTROS GASTOS
Desde esta pestaña, asignaremos otros gastos que pueda tener asociada la actuación: desplazamientos, dietas, etc…
Artículo: Referencia y descripción del gasto.
Cantidad: Cantidad del artículo.
Coste: Coste del artículo.
Precio: Precio de venta.
% Dto. 1: Descuento 1
% Dto. 2: Descuento 2
Importe Neto Línea: Presenta el importe neto una vez descontados los descuentos.
Facturar?: Si la actuación no está marcada como facturable, podremos marcar de forma independiente este check para facturar únicamente este registro de forma excepcional. Al marcar este check, el artículo pasará al albarán cuando se facture la fase.
Fecha: Fecha de alta. Por defecto presenta la del día actual.
R?: Marcaremos este check cuando la materia prima haya sido realizada (en caso de llevar éste control).
PESTAÑA 3.- Parámetros
Serie: Le asignaremos la serie de Servicios creada anteriormente. Si la actuación está asociada a un proyecto, tomará los datos de forma automática.
Usuario: La aplicación presenta los datos del usuario que da de alta la actuación.
Fianza: En el caso de los alquileres, podremos escribir el importe de la fianza de la materia prima como un campo informativo.
Última Actuación: En el caso de que la actuación pertenezca a un proyecto, presenta la fecha en la que se realizó la última actuación.
Próxima Prevista: En el caso de que la actuación pertenezca a un proyecto, presenta la fecha en la que está prevista la próxima actuación.
PESTAÑA 4.- Documentos
Desde aquí, podemos consultar todos los históricos relacionados con la actuación.
En la parte inferior tenemos los Totales:
Coste: Es la suma de todos los costes relacionados con la actuación (materia prima, mano de obra, otros gastos).
Venta: Es la suma de todos los importes de venta relacionados con la actuación.
Albarán: Si la actuación ya está albaranada, muestra el número de albarán correspondiente.
Factura: Si la actuación ya está facturada, muestra el número de factura correspondiente.
Botones Adicionales:
UTILIDADES:
Generar Presupuesto: Desde este botón, podemos realizar un presupuesto de cliente, ya que enlaza con la opción de Gestión.
Generar Pedido: Desde este botón, podemos realizar un pedido de venta, ya que enlaza con la opción de Gestión.
Generar Albarán: Desde aquí generaremos el albarán de la actuación, siempre que sea una actuación de Servicio Técnico y no esté asociada a un proyecto. El albarán se generará por los conceptos de facturación (o la descripción de la actuación, según hayamos seleccionado) así como por la materia prima, mano de otra y otros gastos marcados como facturables. Seleccionamos la fecha en de realización del albarán y la aplicación nos presenta en pantalla el albarán resultante. Esta opción sólo estará activa si la actuación está cerrada.
Totales: Presenta los importes totales de los diferentes acciones usadas en la actuación.
INFORMES: Nos mostrará lo relacionado a la actuación para imprimir en PDF.
PRODUCTIVIDAD: En esta pestaña, podemos adjuntar documentos a la actuación.
Al pulsar el botón de Adjuntar, nos abre la pantalla de búsqueda de archivos de imágenes para adjuntar.
Esta no es la única forma de dar de alta una Actuación en la aplicación. Desde esta misma opción, podemos asociar las actuaciones a un proyecto de forma directa introduciendo el número de proyecto al introducir los datos en la cabecera.
También podemos crear las actuaciones de forma automática al crear un nuevo proyecto, asignándolas al dar de alta cada una de las fases. Este proceso lo explicaremos de forma detallada en la opción de Proyectos.
Pestaña 3.- Parámetros
Serie: La serie asignada al proyecto. La toma de la indicada en el usuario y suele ser la serie especial creada para Servicios.
Almacén: Código del almacén de donde tomará las materias primas y los conceptos que se van a utilizar a la hora de facturar.
Actuaciones Facturables?: Si marcamos este check, toda actuación que demos de alta a posteriori, se marcarán por defecto como facturables.
Configuración: Sirve para saber la forma en la que se va a realizar el seguimiento de las actuaciones de un proyecto. Le indicaremos si el envío de los datos va a ser de forma automática, por e-mail o por teléfono.
En Vigilancia?: Dato informativo del proyecto para poder realizar un seguimiento especial.
Acumular sobrantes: Al marcar este check, acumula los sobrantes para su posterior facturación.
Usuario: Datos del usuario responsable del proyecto, Por defecto aparece el que lo da de alta.
Fianza: En el caso de los alquileres, podremos escribir el importe de la fianza del Proyecto como un campo informativo.
Pestaña 4.- Análisis
Veremos un análisis general de los totales del Proyecto.
Pestaña 5.- Históricos
Desde este botón, podemos acceder e interactuar con todos los datos relacionados con el proyecto: Mano de Obra, Materia Prima, Otros Gastos, Actuaciones, Presupuestos, Albaranes, Facturas, Notas Entrega y Actividades.
En el pie de página tenemos los siguientes botones:
UTILIDADES PROYECTO TIPO ALQUILER:
- Generar Propuestas
- Importar Datos de otro Proyecto
- Importar Contratos: Para la importación masiva de contratos en un proyecto, disponemos de esta opción. Se debe preparar un Excel con la siguiente estructura, guardado como un archivo csv delimitado por comas.:
- Ref artículo
- Nº de serie
- Notas
- X
- Contratos: Se visualizan los contratos relacionados al Proyecto.
HISTORICOS:
Podemos hacer un filtrado para consultar: Mano de obra, Materia Prima, Otros Gastos y Actuaciones.
INFORMES:
Tenemos distintos tipos de informes relacionados al Proyecto.
PRODUCTIVIDAD
Adjuntaremos la documentación que podamos necesitar para la gestión del proyecto. Funciona de forma similar a las opciones de Adjuntar de la aplicación.
