Cómo mejorar la productividad de los empleados

Debido a la actual situación que estamos viviendo, la competitividad entre las empresas en cualquier sector, ha aumentado considerablemente. Uno de los factores a tener en cuenta, es la Productividad de los empleados.

Con la pandemia del Covid-19, hemos tenido que replantearnos el funcionamiento de nuestras empresas:

• Cómo adaptarnos a la nueva situación.
• Cómo ser más eficientes.
• Como estar más cerca de los clientes.
• Cómo optimizar los recursos.
• Cómo motivar al personal y mejorar su productividad.

De golpe y de forma acelerada, hemos entrado en la era digital.  Las ventas online han aumentado considerablemente y nos hemos visto obligados a adaptarnos a marchas forzadas. Nuevas situaciones de consumo de nuestros clientes, cambios en las dinámicas empresariales… situaciones que hasta hace un año, probablemente ni nos los habríamos planteado.

¿Qué podemos hacer como empresa para adaptarnos a la nueva situación y mejorar la productividad de los empleados?

Muchas empresas se han encontrado con esta situación no estando preparadas para un cambio tan importante. Han tenido que aprender rápidamente y replantearse nuevas acciones que hasta el momento no veían necesarias. Para adaptarnos y mejorar, tendremos que replantearnos muchos procesos y apostar por cambios internos que en muchas ocasiones, no serán nada fáciles.

Han empezado a surgir nuevas preguntas:

• ¿Cómo mejorar la productividad de los empleados ante una situación de confinamiento como la que hemos sufrido?
• ¿Cómo poder continuar realizando actividades de la empresa que no requieren presencialidad?

Ante estas cuestiones, tendremos 2 conceptos que nos ayudarán a entender hacia dónde debemos remar.  La productividad y la eficiencia de nuestros empleados. 2 realidades que más que nunca tendremos que elevar a la excelencia. Para ello, la optimización  del tiempo, mantener una comunicación muy fluida y ágil entre ellos, y por supuesto, entre nuestros clientes, serán participes del éxito si logramos incorporar correctamente esta filosofía.

Otros aspectos que nos ayudarán a seguir sumando:

La motivación del personal a la hora de enfrentarse a sus labores diarias, imprescindible para acelerar la capacidad de mejora de nuestra empresa. Para ello, tendremos que poner a su disposición las herramientas necesarias para que puedan realizar su trabajo con mayor fluidez, sin tener que entretenerse en procesos complicados o manuales, que les haría perder un tiempo innecesario.

La automatización de ciertos procesos nos permitirá generar mayor fluidez en el almacenamiento de la información sin tener que dedicar demasiada atención en ello, ya que son realizados directamente por la aplicación.

En nuestro caso, siendo fabricantes y consultores de Software Empresarial, analizamos primero las necesidades actuales de nuestros clientes y del mercado, mejorando y actualizando continuamente todos los procesos de gestión de su empresa.

Ejemplos de acciones para la productividad de los empleados:

• La contabilización de las facturas tanto de venta como de compra en el momento en el que se genera el documento, así como la generación de los efectos para el control de los cobros y los pagos.
• Envío de email de los documentos de compra y venta directamente desde la aplicación, para no tener que estar guardando los documentos en PDF para su envío externo.
• Remesas: Generación de los ficheros con la información de las remesas de cobros de clientes, órdenes de transferencias y generación de pagarés para los proveedores para subir directamente a la web del banco.
• Punteo automático de las cuentas de bancos a través de la importación de la «Norma 43» generada desde la web bancaria.
• Envío del SII directo a la Plataforma de Hacienda, sin tener que realizar la subida manualmente.
• Silicie. Registros y generación del fichero de impuestos especiales desde la aplicación.
• FACE. Integración con la plataforma de la Administración Pública para en envío de los ficheros de venta, con la firma ya integrada.
• Gestión de distintas empresas a la vez a través del Módulo Multiempresa, pudiendo gestionar las compras de todos los almacenes de forma automática y los intercambios de mercancía, generando de forma automática los documentos de venta y compra entre ellas.
• APP Comercial, para la gestión externa en tiempo real de las ventas desde la sede del mismo cliente.
• Integración de compras entre grupos de empresas, con servicio directo desde el proveedor e intercambio de información a través de fichero TXT (Comafe, Manomano, etc.)
• Integración con EDI, para la gestión de los servicios con los grandes distribuidores (El Corte Inglés, Carrefour, Alcampo)
• Integración con web externas (Prestashop, Woocommerce), donde la información entra en la aplicación directamente.

Herramientas del ERP Axos Visual

Desde el módulo de Productividad del ERP Axos Visual, ponemos a vuestra disposición más herramientas de control, para que el personal pueda realizar su trabajo de forma más eficiente y optimizar su día a día, teniendo la información sobre los procesos que realizan de forma rápida y accesible.

Disponer de información de forma inmediata sobre los clientes y comunicarse con ellos de forma fluida y eficaz, pudiendo conocer sus necesidades para anticiparse a ellas, nos proporciona una ventaja sobre nuestros competidores.

Características de estas herramientas:

• Permite el almacenamiento automático digitalizado de documentación relacionada con la empresa, con acceso rápido por parte de los usuarios, con los permisos necesarios para su consulta o descarga posterior y con acceso a las carpetas compartidas para su almacenamiento.
• Permite la firma digital de los albaranes de venta mediante tablet, pudiendo adjuntar dicha documentación a las facturas impresas para su visualización.
• Avisos y alertas a usuarios, pudiendo configurar recordatorios de información para su visualización en pantalla, configurable en todos los documentos.
• Mensajería interna: telegramas de comunicación interna entre los usuarios de la aplicación, para mantener una comunicación fluida y un buen traspaso de información entre departamentos.
• Servicios de mensajería a través de SMS para las notificaciones a los comerciales, clientes o proveedores.
• Visión integral. Todas estas herramientas permiten a los usuarios tener una visibilidad de sus acciones de forma inmediata, agilizando el acceso a la información, ante las distintas situaciones que pudiesen generarse.

Con el Módulo de Productividad del ERP Axos Visual, puede resolver muchas de las preguntas que nos hemos ido planteando en este artículo e implementarlas en su empresa. Desde Axos Soluciones estaremos encantado de asesorarle y ayudarle en su negocio.

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