El software Axos Visual cubre la problemática generada cuando desde el mismo centro de trabajo se gestionan varios NIF/CIF.
1.- Tipos de configuraciones
Existen 2 posibilidades:
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Empresas estancas
Cabe destacar que, en este caso, el funcionamiento de las empresas es completamente independiente, pudiendo llevar el mantenimiento de artículos, clientes y proveedores por empresa.
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Sistema Multiempresa
En este caso, la aplicación, a nivel contable y administrativo, tratará de forma individualizada las diferentes empresas pero con una perspectiva de gestión integrada. Es decir:
- Tratamiento unificado de maestros (artículos, clientes, proveedores, tarifas, cuentas contables etc.)
- Consolidación de información: por ejemplo, podremos realizar análisis de ventas o una cuenta de PyG de forma consolidada (todas las empresas) o empresa por empresa, diferenciadas por «Centros».
- Ciclos integrados: es habitual cuando se trabaja con varios CIF – NIF, que haya alguno principal y otros subsidiarios. Si, por ejemplo, sólo compra una empresa pero todas venden. La aplicación generaría documentos internos de compra-venta entre las empresas integradas, a fin de que las subsidiarias justifiquen la disponibilidad de la mercancía comprada a fin de poder venderla.
- Tratamiento multialmacén: si cada CIF está identificado a nivel de almacén o almacenes, el tratamiento logístico de movimiento de mercancía entre almacenes (traspaso) siempre será mediante documentos de compra venta automatizados.
- Completa gestión de usuarios: mediante el Módulo Multiempresa, se podrán definir los privilegios de alta/baja/modificación/consulta a nivel de módulo/usuario/empresa.
2.- Operativa de Gestión
Todas las empresas que forman parte del módulo multiempresa comparten las tablas principales ó Maestros, por lo que la configuración de los mismos, se realiza una sola vez. La operativa es similar, con la diferencia de la elección de la empresa en la que se trabaja.
2.1- Preparación de pedidos de Venta
La opción de Preparación de Pedidos en un ERP en el módulo multiempresa es igual que la utilizada en la opción individual, pero con la particularidad de realizarla por empresa o globalizada.
Ejecutando esta opción el sistema muestra el siguiente formulario:
Se puede dar el caso de que un mismo cliente tenga pedidos en varias de las empresas del grupo, por lo que la realización de la preparación puede ser de forma individualizada: 1.- eligiendo la empresa para su preparación o 2.- de forma global, presentando todo lo que tenga pendiente de servir.
1.- Seleccionando la empresa: En el caso de seleccionar la empresa, la rejilla presentará la mercancía pendiente para ese cliente en la empresa seleccionada. Una vez realizada la preparación, ejecutará los albaranes según lo seleccionado en la pantalla de preparación ó lo que tenga el cliente seleccionado en su ficha.
2.- Sin selección: Si no seleccionamos la empresa, la rejilla presenta en pantalla todos los artículos que el cliente tiene pendiente de recibir en todas las empresas del grupo. A la hora de finalizar, los albaranes se generarán en función de lo indicado en la rejilla de preparación de pedidos, lo que el cliente tenga seleccionado en su ficha y, además, separado por la empresa donde se generó el pedido.
2.2.- Consulta de documentos de compra y venta
El funcionamiento de la opción de Consulta en el módulo gestión de multiempresa es igual que el individual, pero con la particularidad de poder seleccionar por empresa a la hora de filtrar la información.
Además, si no queremos tener en cuenta las operaciones realizadas entre las empresas del grupo a la hora de presentar los documentos en la rejilla, marcaremos el check que lo indica.
2.3.- Depósitos y Notas de Entrega
Para la consulta de Depósitos y Notas de Entrega en compras y ventas, podemos filtrar también por Empresa.
2.4.- Almacén
Tanto en las consultas de Inventarios, como en las de Regularizaciones disponemos de la opción de filtrado por empresas, para poder ver de forma individualizada los stock y movimientos de la mercancía, tanto a nivel individual como a nivel colectivo.
2.5.-Informes
Todos los informes tienen la opción de filtrado por Empresa, pudiendo tener una visión del funcionamiento global ó individualizada de las empresas.
3.- Operativa Tesorería
Al igual que en Gestión, todas las empresas comparten las tablas principales ó Maestros, por lo que la configuración de los mismos, se realiza una sola vez. La operativa es similar, con la diferencia de la elección del centro, tanto al registrar las acciones como en la analítica.
3.1.- Cobros y Pagos
La operativa de cobros y pagos en el módulo multiempresa es exactamente igual. La única diferencia es que hay que indicar los centros en las altas y podemos filtrar por ese dato en las consultas.
3.2.- Informes
La analítica en Tesorería en el módulo multiempresa nos puede dar una visión global de la situación del grupo. Pero, además, también podemos analizar de forma individual cada una de las empresas filtrando por «Centro».
4.- Operativa Contabilidad
Toda la operativa en Contabilidad funciona de la misma forma, comparten los maestros, únicamente hay que indicar el centro al realizar cualquier operación.
4.1.- Cuentas, Asientos, Apuntes, registros de IVA/IRPF
Además, al igual que en todo el módulo, disponemos de la opción de análisis global o por empresa o centro.
4.1.- Modelos Fiscales
Para la generación de los modelos de documentos fiscales se realizan por empresas, de forma individual. Le indicaremos el centro.
