Configuración y Parametrización del Software ERP Axos Visual

La configuración y parametrización inicial es imprescindible para preparar nuestro Software ERP Axos Visual y  adaptarlo a lasnecesidades de la empresa, los procesos y flujos de trabajo en base al modelo de negocio actual, es decir, nos permitirá alinear el funcionamiento del Software ERP incorporando nuevos procesos y/o funcionalidades.

La parametrización no es algo que se pueda realizar sin conocer el ámbito funcional de la empresa ni del Software ERP Axos Visual, pues requiere un esfuerzo y conocimiento en configurar:

• La estructura física de las entidades, corporaciones, centros de costes, centros logísticos, centros de producción, etc.
• La estructura de los productos.
• La estructura normativa e impositiva.
• Idiomas, divisas, planes de cuentas, etc..
• Reglas de negocio y workflow aplicables al sector.
• Flujos de trabajo.
• Perfiles de usuarios y roles.
• La formación al usuario será mucho más fácil si existe una previa configuración.

Una configuración errónea del Software ERP Axos Visual en su etapa inicial, puede arrastrar “vicios” o errores en todo el proceso, de tal forma que provoquen un esfuerzo mayor de puesta en marcha o en el peor de los casos, incluso el fracaso en la implantación.

Es imprescindible por tanto, la labor de consultoría inicial por parte de Axos Soluciones ya que conocemos tanto la herramienta como el sector de distribución al que pertenece la empresa que va dirigido.

Los riesgos por tanto de no hacerlo adecuadamente conllevarán inevitablemente:

• Errores en los procesos y en la funcionalidad del ERP con respecto a las necesidades de la empresa.
• Imposibilidad de segmentar la información de forma individual (por distintos parámetros) y de forma consolidada.
• Problemas de seguridad.
• Incongruencia entre los procesos operativos y la funcionalidad que persiguen.
• Problemas con la formación de los usuarios.
• Esfuerzos añadidos extra a posteriori.

La manera más intuitiva, y por lo menos inicial, de configurar los roles en una empresa es a través de la réplica del organigrama de ésta, analizando su estructura jerárquica y funcional. Existe multitud de departamentos cuyos usuarios comparten prestaciones, funcionalidades, responsabilidades y niveles de seguridad: compras, ventas, contabilidad, financiero, almacén, etc.

Los roles habitualmente se segmentan de esta forma, asignando a los usuarios de cada departamento un rol común. El responsable de cada departamento puede tener un rol superior, con una capacidad de interacción y análisis con el ERP de nivel superior: acceso a otras pantallas, manipulación de datos de configuración o sensibles, visibilidad para ciertos datos, etc. Por supuesto, la dirección y los responsables de áreas más amplias que las circunscritas a un sólo departamento poseerían roles de mayor nivel.

Esta estructura no siempre es válida, pues en ocasiones se dispone de personal “multitarea”, que ejerce funciones más transversales entre los distintos departamentos. Normalmente, en este caso, a esos usuarios se les concede diversos roles, aunque ello puede ocasionar algún tipo de conflicto entre sí, en el ERP Axos Visual, si el usuario es mono-rol, se realiza mediante la configuración de uno nuevo que combina varios de ellos.

También se lleva a cabo la formación en la nueva solución a todas las personas que integran la organización y que van a ser usuarios del mismo y se configuran los datos maestros. Es necesario preparar a la organización para la puesta en marcha, conviene planificar todos los procesos y tareas junto al traspaso de los datos al ERP Axos Visual, de forma que el inicio de los trabajadores con el nuevo sistema se realice sin ningún tipo de problemas.

Durante esta etapa, es necesario que la planificación de la implantación sea clara, ya que normalmente el cambio de ERP en una organización suele ser “doloroso”, porque reduce el tiempo e incomoda a todas las personas que están involucradas, al ser un sistema nuevo que no han utilizado. Es necesario que, todos los trabajadores conozcan el papel que van a desempeñar, como el cambio va a influir en sus rutinas de trabajo y cuál será el impacto de la implantación.

Hay que tener unas expectativas realistas y fijadas, ya que es muy importante saber qué es lo que se desea, definiendo al máximo posible todo lo que se espere tras haber marcado los objetivos en la pre-implantación. Es necesario ser conscientes de los cambios y mejoras que se van a realizar en la empresa, tanto en la fase de la pre-implantación, como en las sucesivas. Esto es fundamental para saber hasta dónde nos limita el software elegido y conocer los tiempos para las parametrizaciones.

INSTALACIÓN: De la aplicación en el servidor y en cada puesto de trabajo.

CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN: La parametrización de nuestro ERP Axos Visual es la base de su funcionamiento y una de las tareas más críticas en los proyectos de implantación. Lo básico es saberque cada organización tiene unas necesidades distintas y que él ERP y su parametrización dependerán de ellas. La configuración y parametrización inicial es imprescindible para adaptar el sistema a las necesidades de la empresa y a sus procesos, lo cual desembocará en el modelo que se adoptará en un futuro. Es decir, esto permitirá alinear el funcionamiento del ERP, incorporando nuevos procesos y funcionalidades. La parametrización no se puede realizar sin conocer el ámbito funcional de la empresa, pues se necesita configurar:

• La estructura física de las entidades, centros de costes, centros logísticos, centros de producción, etc.
• La estructura de los productos.
• La estructura normativa e impositiva.
• Idioma, divisas, planes de cuentas.
• Reglas de negocio.

DATOS MAESTROS: Existen una serie de datos importantes que si previamente o en el momento de necesitarlos no están disponibles, no se puede operar con el sistema. Estos pueden ser:

• Si en la ficha de un cliente asignamos una forma de pago con transferencia bancaria, evidentemente el sistema no generará ningún recibo, por tanto, en la ficha se definirá la forma de cobrar a ese cliente.
• Si en la ficha de un proveedor definimos que exige el pago los días 10 de cada mes, deberá quedar reflejado en la ficha de éste y parametrizar la herramienta para que contemple esta situación.
• Si se quiere realizar un pedido a un proveedor, en las fichas, debe estar registrado el proveedor, el artículo que se quiere comprar, el precio del mismo con las condiciones del proveedor, etc.

La acción de configurar esos datos maestros, será la fase más complicada de la implantación, ya que, de no realizarse correctamente, será imposible que el programa funcione de la manera esperada.

A continuación, vamos a detallar en una lista los datos maestros que son imprescindibles importar, de una aplicación a nuestro ERP Axos Visual, en una empresa de tamaño medio. La tabla adjunta pretende al menos nombrar aquellos datos maestros existentes en todas las empresas de los sectores de industria y servicios. Para cada uno de ellos, reflejará como es la organización actualmente y lo que se espera registrar y centralizar en la aplicación en un futuro.

Datos maestros existentes en la mayoría de empresas.

Empresa: En este apartado suele incluir datos relacionados con la empresa como, por ejemplo, la estructura física de la misma, domicilio social, pago a empleados, pago a proveedores, etc.

Catálogo de productos: este apartado recoge el catálogo de la empresa. Existen muchas formas de registrar los productos de una empresa, pero es necesario definir los siguientes aspectos:

• Tipos de artículos.
• Categoría de artículos.
• Volumen de artículos.
• Código del artículo.
• Referencias.
• Datos adicionales del artículo.
• Número de lotes de los artículos, ¿qué tipologías y categorías de artículos es necesario que lleven números de lote o serial? ¿Quién genera dicho número de lote y cómo se genera?
• Atributos o variantes del artículo como el color, talla, medidas…etc. Categorización y tipología de los artículos en los que varía  el precio de venta o compra en función de los atributos.

Almacenes: Cuántos hay y dónde están, se recoge la información y características relevantes de cada almacén. Recoge:

• Ubicaciones (pasillo, estantería, altura).

Clientes: recoge los datos relevantes que se asocian a los clientes.

• Datos generales.
• Volumen.
• Código de cada cliente.
• Contacto de clientes.
• Domicilio de los clientes.
• Formas de pago.
• Bancos.
• Descuentos.
• Promociones.

Contabilidad: Imprescindible para el área de contabilidad. Si el plan de cuentas no está definido correctamente, será imposible poder llevar las finanzas con el ERP.

• Definición de la estructura del plan contable.
• Ejercicios, periodos (mensuales, trimestrales, anuales,etc.)
• Definiciones de impuestos (IVA, IS, Retenciones IRPF)
• Plazos de pago.
• Remesas de recibo, órdenes de pago o transferencias.- Importación de extractos bancarios.
• Liquidaciones.

Proveedores: recoge los datos relevantes que se asocian a los proveedores.

• Datos generales.
• Volumen.
• Código de cada proveedor.
• Contactos de proveedor.
• Sede de proveedor.
• Formas de pago.
• Bancos.

Tarifas de Venta/ Compra: Las tarifas de venta son un aspecto fundamental en la configuración del ERP. Tanto en las ventas como en las compras es necesario:

• Indicar si existen descuentos por volumen.
• Indicar cómo se configuran las ofertas.
• Indicar cualquier aspecto relevante que afecte a las ventas/compras.

Formas de pago: Formas de pago que se utilizan habitualmente en el área de gestión de la empresa (transferencia, cheque, giro, pagaré, tarjeta de crédito, facturing, confirming, etc.).

Formas de envío y transporte: Formas de envío que utiliza la empresa habitualmente como por ejemplo Camión propio, Camión de Cliente, Camión de Proveedor, Agencia de transporte, Agencia de mensajería.

Canales de venta: a través de agentes, tienda física, on-line. Una vez definidos todos estos aspectos, se podrán comenzar a definir los procesos operativos de la empresa. Además, se realizará una primera carga de datos para permitir que la fase de formación a los usuarios esté alimentada con datos aproximados a la realidad y de este modo nos proporcione un mayor aprovechamiento.