Cuando una empresa de distribución busca un ERP que le cubra todas sus necesidades diarias. Uno de los puntos fundamentales es analizar los distintos módulos que incluyan dicho software de gestión para tener diferentes alternativas que solucionen su problemática. Aunque a primera vista la Gestión Documental en un programa de gestión no parezca primordial. Su importancia si que lo es para las empresas de distribución.
En un ERP integral como es Axos Visual. La Gestión Documental aporta ventajas para sus usuarios como es el beneficio de obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados con los documentos de su ERP.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información. Es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes. Si además se integra en su ERP, podrá acceder a los documentos de manera sencilla y rápida
Beneficios del módulo de Gestión Documental
Podemos determinar cómo beneficios del módulo de Gestión Documental puntos más importantes:
- Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
- Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
- Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada. Al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
- Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
- Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
- Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
- Integración de la documentación del sistema de gestión documental con el ERP
- Ahorro de costes en la empresa. Se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa. También se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante. Se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa. Se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc.
Como se puede observar un ERP integral como es Axos Visual, le ofrece numerosas ayudas a su medida para que sea la solución a las necesidades de su empresa. Para más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
