Introducción
El ERP Axos Visual dispone de más de 500 informes -venta, compra, análisis, trazabilidad, contabilidad, tesorería…-. De estos más de 500 informes, en la fase de implantación, se personalizan los informes estándar -cinco informes contratados- que la gran mayoría de las empresas utilizan en el día a día.
El diseño de los informes estándar está estructurado de tal forma que, la información reflejada esté ordenada y sea clara. Además, su diseño es una oportunidad para cambiar la imagen corporativa junto al cambio de ERP -ver final de la página-.
La personalización se hará antes del “arranque” con el ERP Axos Visual. Es importante leer este documento, ver las muestras enviadas y rellenar el cuestionario para que la personalización sea lo más ágil posible y, al llegar el día del “arranque” esté terminada. Para ello es importante hacer el máximo número de pruebas, haciendo impresiones de supuestos reales.
Cualquier informe que se quiera personalizar, fuera de los contratados en la fase de implantación, se tendrá que valorar, y planificar su personalización.
Informes personalizables en fase de implantación
Los informes estándar que se personalizan en la fase de implantación, son:
Ventas (Se personaliza original, copia y para el envío por correo electrónico):
Presupuesto (mormal, proforma)
Albarán o Albarán con líneas pendientes de servir
Factura
Compras (Se personaliza original, copia y para el envío por correo electrónico):
Pedido
TPV
Tique
En el caso de no tener contratado el módulo de TPV o, en el caso de que no se utilice alguno de los informes estándar de la fase de implantación, se adaptará otro dentro de los casi 500 de los que presenta el ERP Axos Visual. La adaptación se hará, siempre, con los datos estándar de cada informe, añadiendo o quitando algún campo. No un informe nuevo.
Datos necesarios para la personalización
• Logo corporativo.
• Texto RGPD (Protección de datos).
• Datos de Registro Mercantil.
• Si tiene contratado el módulo TPV, necesitamos que nos envíe la secuencia de escape de cajón. Si tiene una impresora moderna, no hace falta, ya que se configura en la impresora.
Datos reflejados en los informes
Los datos que se pueden reflejar en los informes son los datos del propio documento -presupuesto, albarán, factura, pedido a proveedor y tique- que puede ver al crearlos.; también, muchos de los datos –no todos- de la ficha del artículo, del cliente y del proveedor.
Consultar, o dejar constancia en el cuestionario enviado, si quiere reflejar algún dato que no vea en las muestras enviadas de los estándares.
Estructura de informes de venta y compra
Los datos que se “pintan” en los informes, pueden variar según sus particularidades -no es lo mismo el presupuesto que la factura, por ejemplo-; sin embargo, la estructura de los informes es común en todos ellos: cabecera; cuerpo -detalle-; y pie.
Cabecera
En la cabecera se concentra, además del logo y los datos de empresa, la información del documento: nombre del documento -factura, albarán…-; número de páginas; código de barras identificativo del documento; datos del informe -serie y número del documento, fecha, forma de pago…-; y datos del cliente/proveedor.
Como hemos comentado, dependiendo del documento, pueden tener unos datos u otros. En las imágenes siguientes, se pueden ver los datos que se encuentran en los estándares de la implantación del ERP Axos Visual; pudiendo añadir o quitar datos según las necesidades.
Presupuesto
Albarán
Factura
Pedido a proveedor
Cuerpo -detalle-
En el cuerpo del documento se refleja: detalle –referencia, descripción, cantidad, precio, % de descuento e importe de línea- y las notas públicas.
Pie
En el pie se detallan, separados en distintas líneas según el IVA aplicado, los totales del documento: importe neto; descuento comercial; descuento por pronto pago; recargo de forma de pago; base imponible; % de IVA; importe del IVA; % del recargo de equivalencia; importe del recargo de equivalencia; y total del documento. Además de otros importes: en el caso de los presupuestos, los gastos de envío y la retención IRPF; en albaranes y facturas los gastos de envío, gastos financieros, retención IRPF y el importe entregado a cuenta -anticipos-; y en el pedido a proveedor, el importe entregado a cuenta -anticipos-.
También, un texto fijo en los documentos de venta, datos de inscripción en el Registro Mercantil y texto de protección de datos -RGPD- enviado por el cliente.
Tique (TPV)
La estructura del tique no se diferencia de la del resto de informes: cabecera, cuerpo -detalle-; y pie.
Ejemplos de informes estándar
Factura estándar
Factura estándar personalizada con colores corporativos
